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terça-feira, 23 de julho de 2019

Os benefícios de um sistema de cobrança na gestão de cobrança em condomínios

Inadimplência em condomínios
By Equipe CEDRUS - 23/07/2019

Recentemente falamos aqui sobre a atividade de cobrança em condomínios e demos algumas dicas para que síndicos e moradores tivessem uma convivência pacífica. Agora, observando alguns dos clientes do Sistema Cedrus que lidam diariamente com este tipo de atividade, vamos dar seis dicas de como tornar a cobrança mais efetiva e profissional para síndicos que façam esse trabalho ou para administradoras de condomínios:


1. A mágica da Régua de Cobrança


Muitos analistas de cobrança não acreditam até verem, mas muitas horas de seu dia poderiam ser economizadas se eles cadastrarem todos os clientes em um sistema de cobrança, estabelecessem as formas de contato, datas e períodos e clicar em “ativar”.

A régua de cobrança é uma ferramenta muito útil pois não deixa que o analista responsável esqueça de cobrar alguém na data certa. Ao cadastrar o cliente, sua dívida e seus contatos, a ferramenta envia lembretes e avisos de cobrança personalizados, assim o analista não perde o ritmo de cobrança.

Veja aqui um vídeo rápido que explica sobre a régua do nosso sistema de cobrança para que você entenda melhor conceito.


2. Todas as formas de contato registradas


A conversão de clientes inadimplentes para clientes pagantes é um dos indicadores principais para saber se o processo de cobrança está assertivo. Outro bom indicador é saber quantas vezes foi necessário entrar em contato com o devedor até que ele regularizasse sua situação.

Com um sistema de cobrança é possível centralizar a base de contatos em um só local, assim como as mensagens que serão trocadas com os condôminos. Os envios automáticos de SMS, carta, e-mail e registro das ligações fica na mesma plataforma, o que facilita o controle e prestação de contas se for necessário apresentar em reuniões, por exemplo, quando e como foram feitos os contatos com o condôminos.

Dessa forma, caso um novo analista herde os clientes, ou mesmo no caso de uma cobrança antiga sem negociação, é possível analisar todas as etapas percorridas até aquele momento.



3. Atualização da dívida 


Um prédio médio tem cerca de 15 andares com 4 apartamentos por andar. São 60 unidades que devem honrar com seu compromisso com a taxa de condomínio. Não parece muito para lembrar, mas imagine cuidar de 10 ou 15 condomínios com essa configuração, em bairros diferentes, com taxas para pagamentos diferentes. Pior, com a taxa de inadimplência diferente e regras próprias na hora de lidar com cada morador devedor.

Parece confuso, mas, se você fizer a lição de casa e cadastrar os condomínios sobre sua responsabilidade, com suas políticas de cobrança de cobrança personalizadas (valores e multas) em um sistema de gestão em cobrança fica muito mais simples, o sistema faz as contas para você com todas as particularidades registradas.


4. Separar condomínio por analista


Uma empresa que administra condomínios possui diversos clientes e diversos funcionários. Alguns fazem o mesmo trabalho, mas para clientes diferentes. O critério de separação tende a ser muito particular em cada empresa, seja por tempo de casa, por bairro ou até por quantidade de unidades em cada condomínio.

Pensando nisso, o Cedrus oferece a possibilidade de parametrizar o perfil de contato. Funciona assim, quando você adquire a assinatura do sistema, você pode parametrizar e cadastrar as políticas e estratégias de cobrança e também segmentar a cobrança por analista e condomínio.

Essa separação é importante tanto para os indicadores de cobrança, quanto para a parametrização das ações da régua de cobrança, que varia conforme os clientes. Dessa forma, a régua avisa o analista certo que seu cliente está inadimplente.


5. Emissão do boleto pelo próprio sistema


Perfis criados, contatos cadastrados, dívida atualizada. O caminho para o pagamento dos valores devidos está quase pronto. Só falta poder gerar um boleto com o valor correto após a negociação.

Não falta mais, o Cedrus possui essa ferramenta, o que traz agilidade para o processo de cobrança e facilita o pagamento do devedor. Existem duas situações possíveis nesse caso: 

    • cadastrar o seu próprio boleto ou do condomínio para fazer as cobrança para emissão diretamente pelo sistema. Confira como fazer aqui.
    • utilizar a nossa Plataforma de Pagamento, com menor custo e dá menos trabalho, porque não é necessário gerar arquivos de remessa e retorno para o banco. Veja como funciona aqui.

 

6. Relatórios


Por fim, outra ferramenta que vai profissionalizar a rotina de cobrança dos condomínios são os Relatórios do Cedrus. O sistema possui diversos! Cada um com um objetivo para atender a uma necessidade específica.

Atenção, o acompanhamento dos relatórios precisa estar de acordo com os indicadores que a equipe e o condomínio colocaram como base para saber se o processo de cobrança tem sido eficaz ou não.

Só para citar alguns, no Cedrus é possível gerar relatórios de negociações convertidas em pagamento, relatório de pagamentos recebidos por período, de efetividade de cobrança, análise de carteira, dentre outros. Todos estão disponíveis no formato de Tabela Dinâmica, para os amantes de planilhas.


Pronto. Agora você conhece um pouco mais as funcionalidades do Cedrus para ganhar mais agilidade e controle na administração de inadimplência de condomínios.


Até a próxima,


Sistema de Cobrança


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