Modelos de email de cobrança

Existem muitas ações para recuperar dívidas vencidas e não pagas pelos clientes. Uma boa estratégia de cobrança utiliza um mix destas ações para conseguir entrar em contato com a carteira de inadimplentes. Geralmente essas ações são: contato telefônico, carta de cobrança, envio de SMS e email.

Todas estas ações possuem desempenhos e custos diferentes. Por isso, faz toda a diferença estudar e entender onde encaixar cada uma delas no seu processo de cobrança, levando em consideração o perfil do cliente, tempo de atraso da dívida e quanto sua empresa vai gastar com cada uma delas.

O envio de email de cobrança tem crescido muito nos últimos tempos e é o meio de contato com o menor custo até o momento. Por isso, é importante solicitar o correio eletrônico do seu cliente e atualizá-lo sempre que possível.

Veja agora cinco modelos de email de cobrança:

1. Aviso de vencimento

Prezado(a) #cliente#,

Vimos por meio desta apenas lembrar-lhe a data do vencimento do documento #número título#, no valor de R$ #valor do título# com vencimento em #data de vencimento#.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

Nome da Empresa

Departamento de Cobrança

xxxxxxxx@xxxx.com.br

(xx) xxxx-xxxx

2. Pagamento em aberto n. 1

Prezado(a) #nome do cliente#,

Não identificamos, em nossos registros, o pagamento dos seguintes valores, até então em aberto:

#lista de títulos#

Como não recebemos nenhuma comunicação sobre os motivos do atraso, solicitamos que entre em contato o quanto antes para regularização desta pendência.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

Nome da Empresa

Departamento de Cobrança

xxxxxxxx@xxxx.com.br

(xx) xxxx-xxxx

3. Pagamento em aberto n. 2

Prezado Sr.(a) #nome do cliente#,

CPF: #CNPJ/CPF#

Em nossos registros constam os seguintes valores em aberto:

#lista de títulos#

Solicitamos que entre em contato conosco para regularização do débito.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso e encaminhe o comprovante de pagamento para o e-mail: #xxxxxxxx@xxxx.com.br#, telefone #(xx) xxxxx-xxxx#

Cordialmente,

Nome da Empresa

Departamento de Cobrança

xxxxxxxx@xxxx.com.br

(xx) xxxx-xxxx

4. Pagamento em aberto n. 3

Prezado Sr.(a) #nome do cliente#,

Não identificamos em nosso sistema o pagamento do documento #numero título#, no valor de R$ #valor do título#, com data de vencimento #data de vencimento#. Deste modo solicitamos que o senhor(a) regularize sua situação junto a nossa empresa, ou faça um contato para esclarecimentos.

Estamos certos que o motivo do atraso foi causado por problemas circunstanciais e aguardamos contato para fazermos uma negociação.

Atenciosamente,

Nome da Empresa

Departamento de Cobrança

xxxxxxxx@xxxx.com.br

(xx) xxxx-xxxx

5. Pagamento em aberto e serviços de proteção ao crédito

Prezado Sr.(a) #nome do cliente#,

Analisando nossos arquivos, constatamos que o título #número título#, no valor de R$ #valor do título#, ainda encontra-se em aberto e vencido a mais de 90 (noventa) dias. Entre em contato com a nossa empresa o mais rápido possível para acertar esta situação e evite a inclusão de seu nome em serviços de proteção ao crédito.

A disposição para maiores esclarecimentos.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

 

Nome da Empresa

Departamento de Cobrança

xxxxxxxx@xxxx.com.br

(xx) xxxx-xxxx

Pontos importantes

Veja alguns pontos importantes que devemos levar em consideração na hora de criar um email de cobrança:

1. Use uma saudação formal como Sr.(a) ou Prezado(a) seguido do nome; 

2. O texto deve ter um tom gentil e cordial;

3. Seja direto e inclua as informações do título em aberto;

4. Inclua telefones para contato, o cliente pode ter dúvidas e deve ter fácil ao número para retornar e fazer a negociação;

5. A assinatura do e-mail deve conter informações da empresa para que não pareça spam;

6. Finalize de uma maneira firme e aberta para negociação.

Enfim, para que sua empresa ou área de cobrança tenha um bom desempenho na recuperação da inadimplência é necessário criar boas estratégias. Lembre-se que ações conjuntas e alinhadas tornam seu processo de cobrança mais eficiente e dinâmico.

Um bom sistema de cobrança é um aliado para a implantação e execução de processos eficientes e eficazes. Conheça o CEDRUS e saiba mais sobre como criar estratégias e ações de forma rápida, segura e automatizada.

Até mais!