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quinta-feira, 28 de abril de 2016

Modelos de email de cobrança

















Existem muitas ações para recuperar dívidas vencidas e não pagas pelos clientes. Uma boa estratégia de cobrança utiliza um mix destas ações para conseguir entrar em contato com a carteira de inadimplentes. Geralmente essas ações são: contato telefônico, carta de cobrança, envio de SMS e email.

Todas estas ações possuem desempenhos e custos diferentes. Por isso, faz toda a diferença estudar e entender onde encaixar cada uma delas no seu processo de cobrança, levando em consideração o perfil do cliente, tempo de atraso da dívida e quanto sua empresa vai gastar com cada uma delas.

O envio de email de cobrança tem crescido muito nos últimos tempos e é o meio de contato com o menor custo até o momento. Por isso, é importante solicitar o correio eletrônico do seu cliente e atualizá-lo sempre que possível.

Veja agora cinco modelos de email de cobrança:

1. Aviso de vencimento


Prezado(a) #cliente#,

Vimos por meio desta apenas lembrar-lhe a data do vencimento do documento #número título#, no valor de R$ #valor do título# com vencimento em #data de vencimento#.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

Nome da Empresa
Departamento de Cobrança
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx

2. Pagamento em aberto n. 1


Prezado(a) #nome do cliente#,

Não identificamos, em nossos registros, o pagamento dos seguintes valores, até então em aberto:

#lista de títulos#

Como não recebemos nenhuma comunicação sobre os motivos do atraso, solicitamos que entre em contato o quanto antes para regularização desta pendência.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso.

Atenciosamente,

Nome da Empresa
Departamento de Cobrança
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx

3. Pagamento em aberto n. 2


Prezado Sr.(a) #nome do cliente#,

CPF: #CNPJ/CPF#

Em nossos registros constam os seguintes valores em aberto:

#lista de títulos#

Solicitamos que entre em contato conosco para regularização do débito.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso e encaminhe o comprovante de pagamento para o e-mail: #xxxxxxxx@xxxx.com.br#, telefone #(xx) xxxxx-xxxx#

Cordialmente,

Nome da Empresa
Departamento de Cobrança
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx

4. Pagamento em aberto n. 3


Prezado Sr.(a) #nome do cliente#,

Não identificamos em nosso sistema o pagamento do documento #numero título#, no valor de R$ #valor do título#, com data de vencimento #data de vencimento#. Deste modo solicitamos que o senhor(a) regularize sua situação junto a nossa empresa, ou faça um contato para esclarecimentos.

Estamos certos que o motivo do atraso foi causado por problemas circunstanciais e aguardamos contato para fazermos uma negociação.

Atenciosamente,

Nome da Empresa
Departamento de Cobrança
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx

5. Pagamento em aberto e serviços de proteção ao crédito


Prezado Sr.(a) #nome do cliente#,

Analisando nossos arquivos, constatamos que o título #número título#, no valor de R$ #valor do título#, ainda encontra-se em aberto e vencido a mais de 90 (noventa) dias. Entre em contato com a nossa empresa o mais rápido possível para acertar esta situação e evite a inclusão de seu nome em serviços de proteção ao crédito.

A disposição para maiores esclarecimentos.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso.

Atenciosamente,
 
Nome da Empresa
Departamento de Cobrança
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx

Pontos importantes


Veja alguns pontos importantes que devemos levar em consideração na hora de criar um email de cobrança:

1. Use uma saudação formal como Sr.(a) ou Prezado(a) seguido do nome; 

2. O texto deve ter um tom gentil e cordial;

3. Seja direto e inclua as informações do título em aberto;

4. Inclua telefones para contato, o cliente pode ter dúvidas e deve ter fácil ao número para retornar e fazer a negociação;

5. A assinatura do e-mail deve conter informações da empresa para que não pareça spam;

6. Finalize de uma maneira firme e aberta para negociação.


Enfim, para que sua empresa ou área de cobrança tenha um bom desempenho na recuperação da inadimplência é necessário criar boas estratégias. Lembre-se que ações conjuntas e alinhadas tornam seu processo de cobrança mais eficiente e dinâmico.

Um bom sistema de cobrança é um aliado para a implantação e execução de processos eficientes e eficazes. Conheça o CEDRUS e saiba mais sobre como criar estratégias e ações de forma rápida, segura e automatizada.

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Sistema de Cobrança


14 comentários:

  1. Este comentário foi removido por um administrador do blog.

    ResponderExcluir
  2. Ótimos textos! Muito obrigada pela informação.

    ResponderExcluir
  3. Boa noite!

    Seria deselegante enviar um email alertando o cliente como este abaixo?

    ASSUNTO Favor responder com uma posição - 9999 Fatura pendente 99999

    Prezado(a),

    A Empresa NOME DA EMPRESA possui títulos em aberto com nossa empresa,
    solicitamos que entre em contato urgente para regularização da situação.

    Favor nos posicionar com previsão de pagamento para EVITAR PROTESTO E BLOQUEIO DO SISTEMA.

    Por favor, desconsidere esta mensagem caso já tenha efetuado a quitação.

    Favor enviar comprovante de pagamento para efetuar a baixa no sistema.

    SEGUE LINK PARA ATUALIZAÇÃO DO BOLETO.

    https://www63.bb.com.br/por...

    Código de Barra.: CODIGO DE BARRA OU DADOS BANCARIO PARA DEPOSITO

    Fatura.................: 99999
    Vencimento........: 12/01/2018
    Dias de atraso....: 3
    Valor...................: R$ 911,85
    Multa..................: R$ 18,24
    Juros..................: R$ 4,56
    Valor corrigido....: R$ 934,65

    Aguardamos resposta.

    NOME DA EMPRESA
    CONTATOS

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Olá Franklin, tudo bem?

      Creio que seria interessante repensar a questão de utilizar letras em caixa alta (maiúsculas) para não dar a impressão que está gritando. Uma boa saída seria colocar em negrito.

      Um abraço,

      Paula

      Excluir


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