By Equipe CEDRUS - 27/03/2025
Você sabia que agora também temos Assinatura Digital?
Isso mesmo, a partir de agora é possível enviar para o devedor o Termo de Acordo ou Termo de Confissão de Dívida como também é chamado para assinatura digital via e-mail ou WhatsApp.
Vamos entender como funciona o envio do Termo de Acordo para assinatura.
Tela de Negociação
A partir da tela de negociação é possível enviar o documento para assinatura, basta finalizar a negociação para que o botão “Assinatura Eletrônica” fique disponível.
Na próxima tela você poderá escolher se o envio deve ser efetuado via e-mail ou WhatsApp. Caso o meio de contato ainda não esteja cadastrado no Cedrus, é possível digitar no campo “Outro” um novo. Clique no botão “Confirmar”para efetuar o envio.
Importante:
- Modalidade de envio: o envio do documento pode ser via e-mail ou WhatsApp, o meio escolhido será “fixo”, caso seja necessário reencaminhar o documento para assinatura, o devedor pode passar um novo endereço de e-mail, mas não é possível enviar para um WhatsApp, ou seja, a modalidade de envio será mantida do início ao fim do processo.
- Nova modalidade de envio: se realmente for necessário enviar pela outra modalidade, será necessário cancelar o documento enviado e criar um novo que será enviado via WhatsApp.
Adiante entenderemos como Cancelar e Criar novos documentos para uma negociação.
Tela consultar negociação
Se for necessário “Criar” e enviar um termo de acordo para assinatura para uma negociação já efetuada, acesse o Menu Cobrança > Consultar Negociação > Pesquise a Negociação > clique no botão “Opções” > clique no botão “Enviar Assinatura Digital”, para criar um Termo de Acordo. Escolha a forma de envio e clique em “Confirmar”.
Atenção: só é possível “Criar” um documento para assinatura para negociação que ainda não tem documento criado ou o documento criado já esteja com status “Cancelado”.
Para consultar o status e as informações de envio do Termo de Acordo atual, clique no botão “Consultar Assinatura Digital” no “Menu Opções” da própria negociação.
Veja abaixo as informações disponíveis:
Nesta tela também é possível acompanhar o status do documento e das assinaturas. Os status disponíveis são:
Status do documento
- Assinado
- Cancelado
- Pendente
- Recusado
Status Devedor e Empresa
- Documento Aberto
- Documento Assinado
- Documento Recusado
- E-mail lido
- Enviada
- Não enviado
Veja abaixo um exemplo do modelo de e-mail que o devedor vai receber:
Veja um exemplo via WhatsApp:
1. O devedor receberá a mensagem abaixo para escolher uma opção.
2. Após clicar em “Responder Solicitação”, surgirão as opções abaixo:
3. Ao escolher “Aceitar”, ele terá acesso ao link para assinar o documento.
A modalidade de envio via WhatsApp, segue esses passos antes da assinatura.
Como acompanhar e administrar as assinaturas?
Para administrar os Termos de Acordo que foram enviados para assinatura clique no Menu Cobrança > Assinatura Digital.
Nesta tela você terá acesso a todos os documentos enviados, além de poder consultar o status do documento, assinatura do devedor e da empresa responsável pela emissão do documento e até cancelar o documento.
Pesquise o devedor ou o número da negociação no campo devedor.
A partir do botão “Opções” é possível gerenciar os documentos com as opções abaixo:
A opção “Cancelar”, cancela o documento enviado se ele ainda estiver “Pendente”; documentos com status diferentes de pendente não podem ser cancelados.
Na opção “Detalhes” é possível mostrar a tela mostrada anteriormente de Detalhes do Documento. No “Histórico” é possível acompanhar quando o documento foi enviado, reenviado, aberto, assinado, etc.
Importante: é necessário fazer o Download do documento, pois ele ficará disponível por tempo determinado no sistema.
Relatório de Assinatura Digital
Também é possível acompanhar os documentos enviados e seus status via Relatório. Para isso acesse o Menu Relatório > Operação > Assinatura Digital.
Para conhecer melhor o relatório clique aqui, Relatório Assinatura Digital.
Agora veja a resposta para algumas dúvidas que você possa ter sobre a funcionalidade:
1. Como funciona a cobrança deste serviço?
Resp.: A cobrança é efetuada na próxima fatura em aberto. Entenda melhor quando será cobrado abaixo:
Libere o serviço no Menu Meu Plano.
até 5 documentos - gratuito
a partir de 6 documentos - R$ 1,49 por documento emitido, com teto máximo de cobrança no mês de R$ 149,00.
Libere o serviço no Menu Meu Plano.
2. Posso enviar até 5 documentos de forma gratuita?
Resp.: Isso mesmo, todo mês você pode enviar até 5 documentos de forma gratuita. Para isso libere o serviço no Menu Meu Plano > aba Valores Contratado > Assinatura Digital.
3. Qual e-mail e número WhatsApp são utilizados para o envio dos documentos para o devedor?
Resp.: Os envios são efetuados por e-mail e WhatsApp próprios do processo de Assinatura Digital, ou seja, não são escolhidos pelos usuários do sistema.
E-mail: nao-responda@plugsign.com.br
WhatsApp: 11 93303-0913
Importante: o devedor não receberá atendimento neste número. Caso ele tenha dúvida, terá que entrar em contato com vocês.
4. Qual Termo de Acordo será enviado para o devedor?
Resp.: Será enviado para o devedor o Termo de Acordo padrão selecionado na configuração do Credor.
5. Quantas pessoas podem assinar o documento?
Resp.: Apenas duas pessoa: o devedor responsável pela dívida e o responsável pelo acordo na empresa. A pessoa responsável pela empresa pode ser cadastrada por Credor se for necessário.
Não existe a assinatura de testemunhas nesta Assinatura Digital.
6. As assinaturas serão visualizadas exatamente onde constam os nomes dos responsáveis no Termos de Acordo?
Resp.: Não, as assinaturas ficarão na última página. Mesmo que tenha um campo específico no padrão no Termo de Acordo, as assinaturas ficarão no final do termo, cada uma em uma página.
7. Os documentos sempre ficarão disponíveis no sistema para consulta?
Resp.: Não, o documento ficará no sistema por tempo determinado. Por isso é importante ter a rotina de fazer o Download dos documentos para guardar e consultar quando necessário.
8. Quais são os cadastros necessários para Integração com Assinatura Digital?
Resp.: Existe uma tela de Integração, onde é possível incluir o e-mail da empresa do resp. da empresa por assinar os documentos, uma mensagem no email específica por credor se for necessário, um observador para receber todos os documentos, dias de validade para assinatura e lembretes personalizados sobre a assinatura do documento.
Conheça melhor as configurações da Integração com Assinatura Digital aqui.
Viu como ficou muito mais fácil administrar seus documentos, negociações, contatos, e ações estratégicas no mesmo lugar?
Até mais!
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