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quinta-feira, 25 de março de 2021

Como escolher um Sistema de Gestão em Cobrança?

Como escolher um Sistema de Gestão em Cobrança?

By Equipe CEDRUS - 25/03/2021


A cobrança é uma das etapas da jornada do seu cliente no relacionamento com a sua empresa. Cobrar é natural e faz parte do processo. Em uma sociedade onde “pagar boletos” se tornou sinônimo de vida adulta, não é de se surpreender que algumas dessas cobranças sejam esquecidas. Além disso, o endividamento é uma das características do Brasil. Encerramos o primeiro semestre de 2020 com 4,4 milhões de famílias com dívidas em atraso.  

A cobrança rende tranquilidade para ambos os lados quando feita de forma organizada e respeitosa. Mas, nem sempre o devedor é uma pessoa com CPF e sim uma empresa com CNPJ. Seja por falência, complicações ou mesmo esquecimento, entre um boleto não pago e o cliente inadimplente existe uma estrutura de pessoas e empresas que trabalham para que esta situação de endividamento se reverta e os credores recebam os valores devidos. 

Um dos componentes desta estrutura é o sistema de cobrança, que, diferente de um sistema de gestão de empresas (ERP), ele não está envolvido com o fato gerador da cobrança (por exemplo uma venda), mas pode entrar em ação após a emissão do boleto. Como? Por meio de ações preventivas à inadimplência, como lembretes da data de vencimento -  de contas, faturas ou parcelas -  por e-mail e SMS.  É por meio de um sistema de cobrança que assessorias de cobrança e empresas organizam toda a lista de clientes inadimplentes, títulos vencidos, formas de contato e histórico de negociações. 

O principal objetivo de um sistema de cobrança é trazer agilidade, assertividade e automação para seu processo de cobrança. Seja você uma assessoria dedicada a isso, seja você uma pessoa da equipe jurídica de uma empresa de qualquer porte. Qualquer seguimento que precise lidar com títulos não pagos pode se beneficiar do uso de um sistema de cobrança. Numa analogia simples, seria como se você tivesse que fazer todas as contas de sua compra no supermercado de cabeça, sem auxílio de uma calculadora, caixa registradora e leitora de cartão. Imagine o tempo e a atenção redobrada que você precisaria ter todas as vezes que fosse ao mercado sem toda a tecnologia à disposição. 

Para ter uma sistema de cobrança que efetivamente facilite seu dia, existem dois caminhos:

    • desenvolver uma especialmente para sua empresa e sua realidade, ou
    • comprar uma licença e usar um softwares que já existe, como comprar um licença do Windows. 

Se você escolher desenvolver um sistema próprio, terá que:

    • contratar desenvolvedores para isso, ou, 
    • comprar um sistema personalizado de uma empresa desenvolvedora de softwares.

Em ambos os casos, além dos custos com o desenvolvimento, periodicamente terá que arcar com atualizações e também com a compra ou locação de um servidor. 

É no servidor que ficam as informações como banco de dados dos clientes e todas as informações que circulam entre seu sistema ERP, seu sistema de cobrança e demais sistemas que sua empresa utiliza para operar. O servidor pode:

    • ficar alocado na sua empresa, ou, 
    • ser um servidor compartilhado, que fica em instalações mais protegidas.

Nesses casos, são muitos servidores juntos, que armazenam informações de muitas empresas, tudo de forma segura e separada. Ainda assim, os custos com essa manutenção são divididos por todas as empresas que os utilizam. Esta é a opção mais segura e barata de armazenar suas informações e os sistemas que sua empresa utiliza. 

Se você é uma pequena empresa, a melhor opção é usar a licença de um software e juntamente com ele, compartilhar deste servidor. Isso será mais em conta pois o custo é dividido por todas as empresas que possuem licença daquele software e utilizam o servidor. É tudo compartilhado, inclusive os custos. 

Então, como escolher um bom sistema de gestão em cobrança disponível no mercado?

Observando as suas necessidades e as funcionalidades à disposição no sistema. Um bom sistema de cobrança, por não ser o fator gerador da dívida, mas sim o que lida com ela, precisa estar integrado com seu sistema de gestão ERP, é ele que terá o contato com os clientes e terá gerado o boleto de cobrança, por exemplo. Ao atualizar o ERP que um pagamento não foi feito, inicia-se uma série de ações em seu sistema de cobrança para reaver esses valores não pagos. 

Por isso, a próxima funcionalidade determinante em um bom sistema de cobrança é a régua de cobrança automatizada. A régua de cobrança nada mais é do que ações configuradas em um determinado período de tempo. Isso é importante de ser incorporado na organização do dia a dia da empresa, afinal, não é porque a pessoa atrasou um dia o pagamento que seu nome será negativado, mas, algumas providências podem e devem ser tomadas para que esse pagamento aconteça o mais rápido possível. 

Quando mais clara e rápida é a comunicação entre o credor e o cliente inadimplente, mais rápido os valores são pagos. Quanto menos tempo leva para uma dívida ser liquidada, menos custosa é a sua operação. 

Já falamos sobre a régua de cobrança aqui no blog! Você pode ler sobre isso aqui. Mas, de forma resumida, consiste em configurar seu sistema para, a partir do vencimento, tomar ações de forma automática e em massa com todos os títulos vencidos, então, por exemplo:

    • 5 dias após o  vencimento > mande um e-mail lembrando que o boleto não foi pago
    • 10 dias após o vencimento > envie uma SMS cobrando o pagamento o mais rápido possível
    • 15 dias após o vencimento > contate via telefone o devedor 
    • 30 dias após o vencimento > encaminhe os arquivos de negativação para os orgãos de proteção ao crédito. 

Por fim, mas não menos importante, outra funcionalidade tentadora para um bom sistema de cobrança é a sua integração com o sistema de bancos e plataformas de pagamento. O que isso significa? Que acessando somente o seu sistema de cobrança é possível fazer a negociação com seu cliente, gerar boletos registrados nos bancos, receber as informações do banco de que foi pago ou não. Falamos sobre a importância do boleto registrado aqui

Plataformas de pagamento são empresas mais novas no mercado do que os bancos. Elas oferecem outras formas de pagamento que podem ser mais atrativas para os seus clientes do que somente boleto e débito em conta, como por exemplo o cartão de crédito,  Assim, você tem mais cartas na manga para convencer o cliente a fazer um termo de acordo e caminhar para o pagamento da dívida.  

Hoje falamos sobre como adquirir um sistema de cobrança, o quanto de diferença ele fará no seu dia a dia e quais são as três funcionalidades mais importantes na hora da escolha.


Em breve voltamos com mais dicas! Até mais!



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