Cuidado com a cobrança indevida!

by Equipe CEDRUS - 25/07/2024

Saber cobrar é algo muito importante. No entanto, muitas vezes corremos o risco de fazer alguma cobrança que não seja devida, criando um mal-estar com o cliente. Por isso é preciso tomar cuidado quando vamos cobrar quem está do outro lado.

A cobrança indevida ser caracteriza por:

• quando enviamos email para uma pessoa que não tem essa dívida
• quando emitimos mais de uma vez um boleto e enviamos para o cliente de modo duplicado
• quando cobramos pode um valor maior que o acordado anteriormente.

Outro tipo de cobrança que pode gerar mal-estar na relação empresa-cliente é a relação abusiva. Ela acontece quando:

• o contato com o cliente acontece no horário de descanso do mesmo
• quando se deixa recado com outra pessoa que não o cliente sobre a cobrança, como um familiar ou um colega, constrangendo-o
• ameaçar cortar o serviço ou colocar o nome do cliente no Serasa, o que também gera constrangimento e estresse.

Desse modo você causa constrangimento e ao mesmo tempo garante uma má reputação da empresa ao cliente. No entanto, isso não necessariamente quer dizer que o cliente pode fazer tudo o que deseja. 

É preciso estar alinhado nas informações

O Código de Defesa do Consumidor traz normas que ajudam nas boas práticas para a cobrança. O Código funciona como uma bússola que auxilia não apenas o cliente, mas a empresa. No entanto, é preciso estar atento para não cometer erros que acabem prejudicando o setor financeiro da empresa. Caso você cobre duas vezes, por exemplo, pelo Código de Defesa do Consumidor você terá que devolver ao cliente em dobro, o que, em uma empresa pequena, pode causar prejuízos grandes.

Por tudo isso é necessário entender se o processo de cobrança está bem integrado, em todos os passos. Mas como controlar essas informações? Há um controle em um sistema (que é o recomentado), ou ele está no excel? Eu tenho clareza das informações para cobrar as pessoas devedoras? É importante ter as informações armazenadas de forma segura, bem organizadas e sempre atualizadas, além do fácil acesso pelo setor de cobrança.

Outro ponto muito importante é que as atualizações sobre cobrança deve ser rápida. Nesse sentido, ter um sistema com régua de cobrança tem muito valor pois você consegue ter mais controle. Se o processo for manual, dá mais margem para erro. Ao ter um sistema, você consegue lidar com o processo de modo mais otimizado e pode colocar seu foco em problemas que exijam mais atenção.

Até a próxima!