By Equipe CEDRUS - 29/06/2023
Se você está lendo este texto é porque já sabe que a cobrança é uma parte importante de qualquer negócio. Contudo, muitas empresas acabam cometendo erros que afetam não apenas o relacionamento com o cliente, mas também a saúde financeira da empresa. Os erros no processo de cobrança podem ser fatais para pequenas e médias empresas, que muitas vezes dependem do pagamento pontual de seus clientes para manter suas operações funcionando sem problemas. Por isso, hoje vamos explorar alguns dos erros mais comuns cometidos no processo de cobrança e como evitá-los para garantir uma gestão financeira saudável.
1. Não conhecer os motivos da inadimplência dos clientes
Você consegue fazer uma venda sem saber o que o cliente quer? Não. Com cobrança é a mesma coisa. As etapas para abordar o cliente e fechar um acordo de pagamento operam quase como uma nova venda do produto. É importante destacar a importância do produto vendido, ou serviço prestado, e reforçar o compromisso firmado entre o cliente e quem cedeu esse crédito a ele.
Também é importante entender porque os clientes deixam de pagar no dia combinado. Foram motivos financeiros? Foi esquecimento? Foi um golpe? É preciso saber a raiz do não pagamento para saber qual estratégia usar para reaver o crédito.
Razões financeiras dão margens para negociações mais personalizadas e uma revisão nos preços praticados e como isso é comunicado aos clientes - que podem não reconhecer o valor do item diante do seu preço. Motivos como esquecimento ou cobrança errada abrem as portas para rever processos internos na gestão do crédito e cobrança para que os clientes recebam as informações corretas, num tempo hábil para efetuar os pagamentos antes do vencimento.
2. Processo lento e secreto
Perder tempo com ações manuais que poderiam ser automáticas é outro clássico da cobrança ineficiente! Não usar a Régua de Cobrança, não parametrizar contatos e não utilizar diferentes tecnologias integradas para lidar com a cobrança é o caminho mais rápido para uma operação de cobrança fracassar.
Para piorar um processo lento, somente um processo oculto. Ou seja, até existe mas o time não faz ideia de como é. É preciso que todos saibam o que é feito, porque é feito, qual a meta e qual a política de cobrança da empresa. Assim todos remam para o mesmo lado!
3. Inflexibilidade
Não é possível alcançar a rapidez e a segurança que a gestão de cobrança precisa sem flexibilidade. Equipes e empresas inflexíveis no lidar com os clientes, no lidar com elas mesmas, têm pouco sucesso. Assim, não importa que uma política e rotina de cobrança exista se ela estiver escrita na pedra. Por exemplo, diante de um momento de fluxo de caixa baixo, talvez seja estratégico priorizar dívidas maiores ou mais recentes, visto que podemos converter mais rápido clientes que estão inadimplentes a menos tempo e com isso recuperar o caixa.
4. Não negociar
Negociar não é fácil, exige habilidade, jogo de cintura e uma boa escuta para oferecer o melhor caminho para as duas pontas dessa relação saírem contempladas. O erro de não negociar está muito ligado ao erro 1 dessa lista: não conhecer os motivos do não pagamento do valor cedido.
Essa recuperação fica mais fácil se o operador de cobrança além de conhecer o perfil do cliente, sabe até quanto consegue negociar com ele, descontos, datas mais flexíveis. Deixar cartas na manga para que a equipe possa negociar já no primeiro contato é um golaço.
Além disso, possuir uma ferramenta que mostre na tela do operador todas as contas e possibilidades para negociar com o cliente durante a ligação é indispensável para uma negociação bem sucedida.
O que nos leva ao quinto erro:
5. Não utilizar um sistema de cobrança!
Quando você passa de uma cobrança manual para uma cobrança com o suporte de um Sistema de Cobrança, tudo fica mais fácil. O sistema de cobrança automatizado é o diferencial da sua operação, pois ele facilita a gestão das informações recebidas e agrega valor às suas estratégias de cobrança. Quando a operação de cobrança está organizada em um Sistema, é possível ter mais flexibilidade de estratégia, pois as informações para mudança de rota estão à disposição (contato dos clientes, histórico de conversas com eles, valores negociados e atualização de dívidas).
A segmentação de uma carteira e a alocação da equipe por perfil é uma prática frequente e recomendada para gestão de grandes carteiras de clientes. Com o uso de um Sistema de Cobrança essa opção fica a alguns cliques de distância, conforme a necessidade do cliente ou experiência dos funcionários.
Sem mencionar os relatórios que podem ser gerados e são informações fundamentais para tomada de decisão dos gestores. O Sistema de Cobrança é um aliado. Ele permite a redução de custos da operação e elimina o uso de interfaces manuais, o que reduz também os erros, além de possibilitar a mudança de estratégias de uma maneira fácil e rápida.
Esses foram os cinco erros que mais atrapalham a gestão da cobrança em pequenas e médias empresas! Se você chegou até aqui, não erre mais! Trabalhe para que sua empresa tenha sucesso na reversão da inadimplência, mantenha foco no desenvolvimento da sua equipe e descomplique a sua operação com um bom Sistema de Cobrança, como o Cedrus, que foi desenvolvido por especialistas em cobrança.
Até a próxima!
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