sexta-feira, 25 de abril de 2025

A importância de conhecer os motivos da inadimplência dos devedores para empresas de cobrança

 




By Equipe CEDRUS - 25/04/2025



Nos últimos anos, a inadimplência tem sido uma preocupação crescente para muitas empresas. A falta de pagamento de dívidas afeta diretamente o fluxo de caixa e a saúde financeira de diversas organizações. Mas, mais do que simplesmente cobrar e exigir o pagamento, as empresas de cobrança devem se preocupar com a análise dos motivos que levam os clientes a se tornarem inadimplentes. Entender essas causas pode ser a chave para melhorar a recuperação de crédito e construir uma relação mais produtiva com os devedores. Neste texto, vamos explorar por que é essencial que as empresas de cobrança conheçam os motivos da inadimplência e como isso pode impactar positivamente os resultados do processo de cobrança.


1. Identificação de padrões e tendências comuns


Quando uma empresa de cobrança tem acesso aos motivos da inadimplência, ela pode identificar padrões e tendências comuns entre seus devedores. Por exemplo, se muitos clientes não pagam suas dívidas devido a dificuldades financeiras temporárias, como a perda de emprego ou um período de desemprego, a empresa pode focar em abordagens específicas para esses casos. A identificação dessas tendências permite que a empresa direcione suas estratégias de cobrança de maneira mais eficiente, como, por exemplo, oferecendo opções de parcelamento ou renegociação da dívida.
Além disso, a compreensão desses padrões pode auxiliar a empresa a tomar decisões informadas sobre a segmentação de sua base de clientes, permitindo que se concentrem em devedores com maior capacidade de pagamento, ou ajustem suas ações conforme o perfil do inadimplente.

2. Empatia e comunicação eficaz


A cobrança de uma dívida, muitas vezes, é encarada como uma situação desconfortável tanto para quem cobra quanto para quem está em dívida. Quando as empresas de cobrança entendem as razões pelas quais seus clientes estão inadimplentes, elas podem abordar o processo de cobrança com maior empatia. Isso cria uma comunicação mais eficaz e, frequentemente, resulta em uma resolução mais amigável para o problema.
Por exemplo, se o devedor está inadimplente devido a uma situação de emergência, como problemas de saúde ou perda de emprego, uma abordagem mais compreensiva pode ser mais eficiente do que uma cobrança rígida e impessoal. Oferecer alternativas que ajudem o cliente a superar esse momento pode gerar não só o pagamento da dívida, mas também a fidelização do cliente, que sentirá que a empresa demonstrou flexibilidade e humanidade em um momento difícil.

3. Prevenção de novos casos de inadimplência


Entender as causas da inadimplência também ajuda a identificar oportunidades para prevenir o surgimento de novos casos. Se uma empresa percebe que um número significativo de inadimplentes tem dificuldades financeiras devido a problemas recorrentes, como a falta de educação financeira ou o endividamento excessivo, ela pode adotar políticas proativas. Entre essas políticas estão a oferta de orientações financeiras, cursos de educação financeira ou até mesmo parcerias com instituições que fornecem esse tipo de suporte aos clientes.
Além disso, conhecer os motivos por trás da inadimplência permite que a empresa de cobrança trabalhe de forma preventiva, ajustando seus processos de concessão de crédito, realizando análises de risco mais precisas e educando os clientes sobre as consequências da inadimplência, antes que o problema aconteça.



4. Estratégias de cobrança mais personalizadas


Cada inadimplente tem uma situação única, e tratar todos os casos da mesma forma pode não ser o melhor caminho. O entendimento dos motivos da inadimplência permite que a empresa de cobrança adote estratégias mais personalizadas e, consequentemente, mais eficazes. Por exemplo, se o motivo da inadimplência for a simples falta de lembrança ou organização, uma cobrança amigável, com lembretes frequentes e gentis, pode ser suficiente para solucionar o problema. Por outro lado, se a razão for uma dificuldade financeira séria, uma estratégia de cobrança que envolva prazos mais flexíveis ou renegociação pode ser mais eficaz.
Ao adotar abordagens mais direcionadas às causas reais da inadimplência, a empresa não só aumenta as chances de recuperação do crédito, mas também demonstra respeito pelo devedor, criando uma imagem mais positiva da marca.


5. Aumento da Taxa de Recuperação de Crédito


Entender os motivos da inadimplência diretamente impacta na recuperação do crédito. Quando a empresa de cobrança conhece os desafios financeiros que o devedor está enfrentando, ela pode desenvolver um plano de ação mais eficaz para negociar a dívida. Esse entendimento aumenta a probabilidade de que o devedor consiga quitar o valor de forma acessível, o que, por sua vez, melhora a taxa de recuperação do crédito.

6. Melhor planejamento e acompanhamento de processos de cobrança


Outro benefício significativo de conhecer os motivos da inadimplência é a possibilidade de realizar um planejamento estratégico mais eficiente para a cobrança das dívidas. Com informações detalhadas sobre os fatores que levaram à inadimplência, as empresas podem dividir os devedores em grupos, traçar estratégias específicas para cada grupo e realizar o acompanhamento adequado de cada caso. Isso melhora a gestão de risco e contribui para o aumento das taxas de sucesso nas cobranças.
Além disso, o acompanhamento constante e a análise dos resultados das diferentes abordagens de cobrança permitem ajustes contínuos, garantindo que as práticas de cobrança sejam sempre as mais adequadas às situações dos clientes.



7. Redução de conflitos legais e litígios


Muitas vezes, a inadimplência pode levar a litígios legais entre a empresa e o devedor. No entanto, ao conhecer os motivos por trás da inadimplência, é possível evitar situações que possam escalar para um processo judicial. Se a empresa entender que o devedor está enfrentando dificuldades legítimas, pode negociar uma solução sem a necessidade de recorrer ao sistema judiciário, evitando custos e desgaste emocional para ambas as partes.
Além disso, mostrar que a empresa está disposta a compreender as dificuldades do cliente fortalece sua reputação no mercado e gera um clima de confiança, o que pode reduzir o risco de litígios.



Em um cenário econômico dinâmico e desafiador, entender os motivos da inadimplência é essencial para as empresas de cobrança. Esse conhecimento possibilita a criação de estratégias personalizadas, o aumento da taxa de recuperação de crédito e a manutenção de um relacionamento positivo com os clientes, o que é fundamental para o sucesso a longo prazo. Além disso, ao demonstrar empatia e flexibilidade, as empresas podem construir uma reputação sólida e evitar conflitos desnecessários, o que favorece tanto a empresa quanto o devedor. No fim das contas, a cobrança eficaz não se resume a recuperar o valor devido, mas sim a construir uma abordagem mais humana, inteligente e adaptável às necessidades dos clientes.




sexta-feira, 28 de março de 2025

Estratégias eficazes para argumentar com clientes devedores

 

By Equipe CEDRUS - 28/03/2025



A cobrança de dívidas é uma das atividades mais delicadas e desafiadoras para empresas de cobrança. Ela exige habilidade, paciência e, principalmente, uma abordagem estratégica para conseguir os melhores resultados sem prejudicar o relacionamento com o cliente. Argumentar com clientes devedores de forma eficaz não significa ser agressivo ou inflexível, mas sim encontrar o equilíbrio entre a assertividade necessária e a empatia para entender as circunstâncias do devedor.
Vamos explorar como as empresas de cobrança podem argumentar de forma eficiente com clientes inadimplentes, utilizando técnicas de comunicação que ajudam a resolver a situação de forma amigável e construtiva, garantindo que os pagamentos sejam feitos sem prejudicar a reputação da empresa ou a relação com o cliente.


1. Entenda a situação do cliente devedor


Antes de começar qualquer negociação, é fundamental entender a situação do cliente. Cada inadimplência tem uma razão, seja ela financeira, pessoal ou operacional. Começar uma conversa de cobrança sem entender o contexto do devedor pode ser um erro estratégico que dificulta o pagamento ou até mesmo prejudica a imagem da empresa.
Uma boa prática é fazer uma abordagem investigativa. Pergunte sobre os motivos da inadimplência de forma aberta e sem julgamentos. Essas perguntas são importantes para personalizar a abordagem e mostrar que a empresa não está apenas buscando o pagamento, mas também entendendo as dificuldades do cliente.

2. Utilize a comunicação empática e respeitosa


A cobrança de dívidas é uma interação sensível, e a forma como o cobrador se comunica tem um impacto significativo no resultado da negociação. A empatia é essencial para criar uma comunicação eficaz e construir uma relação de confiança com o devedor. Isso não significa abrir mão da assertividade, mas sim demonstrar compreensão e disposição para ajudar.

A empatia pode ser expressa de diferentes formas:

    • Escute ativamente: deixe o devedor explicar sua situação sem interrupções. Isso demonstra respeito e abre espaço para uma conversa mais fluida.
    • Reconheça os sentimentos do cliente: frases como “Entendo que essa situação não é fácil para você” ou “Compreendo que o momento pode ser desafiador” ajudam a humanizar o processo.
    • Seja claro e transparente: explique as opções de pagamento, multas, juros e consequências de forma objetiva e sem rodeios. A transparência aumenta a credibilidade da empresa e evita surpresas negativas para o cliente. 

Manter um tom amigável e compreensivo pode aumentar a disposição do devedor em regularizar a situação, pois ele sente que está sendo tratado com dignidade.

3. Apresente soluções realistas e viáveis


Um dos principais erros que podem ocorrer durante o processo de cobrança é apresentar soluções que não são viáveis para o devedor. Isso gera frustração e pode até fazer que o cliente se sinta desmotivado a pagar, pois ele sabe que não conseguirá cumprir o acordo.

Por isso, a empresa de cobrança deve ser flexível e oferecer opções de pagamento que se ajustem às condições financeiras do cliente. Algumas estratégias incluem:


    • Parcelamento da dívida: ofereça opções de parcelamento que tornem o pagamento mais acessível. Ajuste o valor das parcelas para o que o cliente possa pagar mensalmente, levando em consideração sua capacidade de pagamento.
    • Descontos para pagamento à vista: se possível, ofereça um desconto para quem conseguir pagar a dívida de uma vez. Essa pode ser uma boa motivação para clientes que possuem algum recurso disponível.
    • Alteração de datas de vencimento: se o cliente está enfrentando dificuldades temporárias, talvez adiar o vencimento de uma parcela ou oferecer prazos mais longos seja uma solução adequada.

É importante garantir que essas opções sejam claras e que o devedor entenda como elas funcionarão. O objetivo é oferecer alternativas que tornem o pagamento possível, mas sem comprometer a saúde financeira da empresa.


4. Mantenha o foco na solução, não na culpa


Muitas vezes, ao argumentar com clientes devedores, é tentador focar no erro cometido pelo cliente ou nas consequências negativas da inadimplência. No entanto, essa abordagem pode gerar resistência e aumentar o estresse da situação. Em vez de falar sobre o quanto a dívida está prejudicando a empresa ou de destacar os problemas que o não pagamento pode gerar, é mais eficaz focar na solução.

Adote uma postura orientada à resolução, como:


    • “Vamos trabalhar juntos para encontrar uma solução que seja viável para você e que resolva essa pendência o mais rápido possível.”
    • “Estamos aqui para ajudar a resolver isso da melhor forma para todos. O que podemos fazer para facilitar o pagamento?”

Essa abordagem não apenas mostra que a empresa está disposta a ajudar, mas também cria um clima de colaboração, onde o cliente se sente parte do processo de resolução, e não apenas um devedor que está sendo punido.


5. Seja persistente, mas não agressivo


Embora a empatia e a flexibilidade sejam fundamentais, a persistência também é uma característica importante em um processo de cobrança bem-sucedido. No entanto, é crucial manter o profissionalismo e a cortesia, mesmo após várias tentativas de cobrança.

Não ceda à tentação de ser agressivo, ameaçador ou rude. Isso pode criar um ambiente de hostilidade e fazer com que o cliente evite mais ainda a comunicação com a empresa. Mantenha-se firme, mas educado. Reforce o compromisso da empresa com o pagamento e as consequências que o não pagamento pode acarretar (como juros, multas ou até ações legais), mas sempre dentro de uma postura ética e respeitosa.


6. Utilize tecnologia para facilitar a comunicação


Sistemas de cobrança automatizados podem ajudar muito na organização da abordagem com os clientes devedores. Ferramentas como redes de cobrança automatizadas, envio de e-mails programados, SMS, notificações via WhatsApp podem garantir que os devedores sejam lembrados de suas pendências de forma oportuna, sem sobrecarregar a equipe de cobrança.

Essas ferramentas não só aumentam a eficiência, como também ajudam a reduzir a carga emocional dos cobradores, que podem focar nas negociações mais complexas, enquanto as comunicações automáticas cuidam das interações mais simples e recorrentes.


7. Documente todo o processo de cobrança


É essencial manter um registro completo e detalhado de todas as interações com o cliente durante o processo de cobrança. Isso não apenas garante que todas as partes envolvidas tenham um histórico claro de acordos e promessas, como também oferece segurança jurídica para a empresa caso o cliente não cumpra o que foi combinado.

Registre todos os detalhes importantes, como datas de vencimento, acordos feitos, valores pagos, ajustes de parcelamento e qualquer comunicação relevante entre as partes.



Argumentar com clientes devedores é um processo que exige habilidade, paciência e empatia. Ao adotar uma abordagem estratégica e focada na solução, as empresas de cobrança podem melhorar significativamente suas taxas de recuperação de crédito e, ao mesmo tempo, manter uma relação respeitosa e profissional com seus clientes. Ao integrar essas práticas no dia a dia da empresa e adotar tecnologias de suporte, é possível tornar o processo de cobrança mais eficiente e, ao mesmo tempo, preservar a reputação da empresa no mercado.



Sistema de Cobrança


quarta-feira, 26 de março de 2025

Relatório de Assinatura Digital no Cedrus


Equipe CEDRUS - 26/03/2025



Você já conhece o relatório de Assinatura Digital do Cedrus? 

Este relatório disponibiliza todas as informações dos documentos enviados para assinatura. Para acessar o relatório clique no Menu Relatórios / Operação / Assinatura Digital.




Esta tela disponibiliza diversos filtros para extração das informações: credor, devedor (específico), descrição, status, operador e data de envio.

Caso você não precise utilizar nenhum filtro “específico”, inclua a data que deseja consultar, clique na opção “Excel” e depois no botão “Gerar Relatório”.


Veja abaixo as informações que estão disponíveis neste Relatório:

    • Documento ID: número do documento enviado
    • Credor: credor da negociação
    • Cod. Devedor: código do devedor
    • Devedor: nome do devedor
    • Negociação: número da negociação
    • Dt Negociação: data da negociação
    • Status Neg: status atual da negociação (A = aberta, C = cancelada e P = Paga)
    • Operador Neg: operador que efetuou a negociação
    • Documento: nome do documento (ex.: Termo de Acordo da Negociação 1422978)
    • Status Doc: status do documento (Assinado, Cancelado, Pendente, Recusado) 
    • Status Devedor: status do documento com o devedor (ex.: Documento Aberto, Documento Assinado, Documento Recusado, E-mail lido, Enviada, Não enviado)
    • Status Empresa: status do documento com o empresa (ex.: Não enviado, Enviada, E-mail lido, Documento Aberto, Documento Assinado, Documento Recusado)
    • Operador Doc:operador que enviou o documento para assinatura
    • Dt Geração: data de geração do documento
    • Email / Whats Devedor: e-mail que efetuou o envio
    • Email / Whats Empresa: número que efetuou o envio


Lembre-se que você também pode utilizar a versão Tabela Dinâmica e Relatório, utilizando os mesmos dados disponíveis no arquivo em excel para ter uma visão mais gerencial destas informações. 


Até a próxima!



Sistema de Cobrança

Configurações da Assinatura Digital no Cedrus

By Equipe CEDRUS - 26/03/2025


Conheça aqui como funciona a configuração da Integração de Assinatura Digital no Cedrus. 

Essa configuração permite incluir o e-mail que deve disparar o documento para assinatura, o e-mail do responsável da empresa que deve assinar, um observador para receber o documento sem a necessidade de assinar, a quantidade de dias que o documento ficará válido e lembretes para assinatura.

Para acessar a tela de configurações acesse o Menu Empresa (canto superior à direita com o nome da sua empresa) / clique na opção Integração Assinatura Digital.


Configurações por conta


Nesta aba é possível efetuar algumas configurações de envio, tempo de validade do documento entre outras. Veja abaixo cada uma: 


    • Assinatura Resp. Empresa (E-mail ou WhatsApp): e-mail ou WhatsApp do responsável pela assinatura do documento na empresa;
    • Nº Dias Validade da Assinatura: número de dias que o documento ficará disponível para assinatura, após esses dias não será mais possível efetuar a assinatura, pois o documento será cancelado; 
    • Mensagem para assinatura do documento: uma mensagem para seguir no corpo do e-mail ou WhatsApp; 
    • Observador (e-mail para cópia dos eventos): e-mail que deve receber cópia do documento enviado; 
    • Incluir o operador como observador: e-mail também o e-mail do operador como observador, caso seja necessário.


Importante: a configuração de Nº Dias Validade da Assinatura, obedece à quantidade de dias que estava configurada no momento do envio do documento, caso seja alterado; apenas os novos documentos obedecerão à nova quantidade de dias. 


Configurações por credor


Aqui é possível parametrizar as informações da tela anterior por Credor, caso seja necessário.






Lembretes por conta


Nesta aba é possível cadastrar lembretes padrões para lembrar sobre a assinatura, caso ainda não tenha sido efetuada.  



Para incluir uma nova mensagem clique no botão “Novo”, inclua o assunto, o número de dias que a mensagem deve ser enviada e a mensagem no corpo do e-mail, conforme tela abaixo:



Importante: todos os e-mails enviados para assinatura ou lembrete são enviados pela plataforma de integração da assinatura digital PlugSign -Tecnospeed, atualmente utilizam o e-mail nao-responda@plugsign.com.br, ou seja, não serão enviados pelo seu e-mail. 


Viu? Agora ficou mais fácil ter o seu processo de cobrança em uma só plataforma.


Até mais!



Sistema de Cobrança

Assinatura Digital no Cedrus (versão beta)



By Equipe CEDRUS - 10/04/2025


Você sabia que agora também temos Assinatura Digital?

Isso mesmo, a partir de agora é possível enviar para o devedor o Termo de Acordo ou Termo de Confissão de Dívida como também é chamado para assinatura digital via e-mail ou WhatsApp.

Vamos entender como funciona o envio do Termo de Acordo para assinatura na versão beta (versão inicial).


Tela de Negociação 


A partir da tela de negociação é possível enviar o documento para assinatura, basta finalizar a negociação para que o botão “Assinatura Eletrônica” fique disponível. 









Na próxima tela você poderá escolher se o envio deve ser efetuado via e-mail ou WhatsApp. Caso o meio de contato ainda não esteja cadastrado no Cedrus, é possível digitar no campo “Outro” um novo. Clique no botão “Confirmar”para efetuar o envio. 

Importante:

    • Modalidade de envio: o envio do documento pode ser via e-mail ou WhatsApp, o meio escolhido será “fixo”, caso seja necessário reencaminhar o documento para assinatura, o devedor pode passar um novo endereço de e-mail, mas não é possível enviar para um WhatsApp, ou seja, a modalidade de envio será mantida do início ao fim do processo. 

    • Nova modalidade de envio: se realmente for necessário enviar pela outra modalidade, será necessário cancelar o documento enviado e criar um novo que será enviado via WhatsApp. 

Adiante entenderemos como Cancelar e Criar novos documentos para uma negociação. 


Tela consultar negociação


Se for necessário “Criar” e enviar um termo de acordo para assinatura para uma negociação já efetuada, acesse o Menu Cobrança > Consultar Negociação > Pesquise a Negociação > clique no botão “Opções” > clique no botão “Enviar Assinatura Digital”, para criar um Termo de Acordo. Escolha a forma de envio  e clique em “Confirmar”. 

Atenção: só é possível “Criar” um documento para assinatura para negociação que ainda não tem documento criado ou o documento criado já esteja com status “Cancelado”.




Para consultar o status e as informações de envio do Termo de Acordo atual, clique no botão “Consultar Assinatura Digital” no “Menu Opções” da própria negociação.

Veja abaixo as informações disponíveis:


Nesta tela também é possível acompanhar o status do documento e das assinaturas. Os status disponíveis são:

Status do documento

    • Assinado
    • Cancelado
    • Pendente
    • Recusado 

Status Devedor e Empresa

    • Documento Aberto
    • Documento Assinado
    • Documento Recusado
    • E-mail lido
    • Enviada
    • Não enviado

Veja abaixo um exemplo do modelo de e-mail que o devedor vai receber:

Veja um exemplo via WhatsApp:

1. O devedor receberá a mensagem abaixo para escolher uma opção.




2. Após clicar em “Responder Solicitação”, surgirão as opções abaixo:




3. Ao escolher “Aceitar”, ele terá acesso ao link para assinar o documento.



A modalidade de envio via WhatsApp, segue esses passos antes da assinatura.


Como acompanhar e administrar as assinaturas?


Para administrar os Termos de Acordo que foram enviados para assinatura clique no Menu Cobrança > Assinatura Digital.   


Nesta tela você terá acesso a todos os documentos enviados, além de poder consultar o status do documento, assinatura do devedor e da empresa responsável pela emissão do documento e até cancelar o documento. 

Pesquise o devedor ou o número da negociação no campo devedor. 




A partir do botão “Opções” é possível gerenciar os documentos com as opções abaixo: 




A opção “Cancelar”, cancela o documento enviado se ele ainda estiver “Pendente”; documentos com status diferentes de pendente não podem ser cancelados. 

Na opção “Detalhes” é possível mostrar a tela mostrada anteriormente de Detalhes do Documento. No “Histórico” é possível acompanhar quando o documento foi enviado, reenviado, aberto, assinado, etc. 


Importante: é necessário fazer o Download do documento, pois ele ficará disponível por tempo determinado no sistema.


Relatório de Assinatura Digital


Também é possível acompanhar os documentos enviados e seus status via Relatório. Para isso acesse o Menu Relatório > Operação > Assinatura Digital




Para conhecer melhor o relatório clique aqui, Relatório Assinatura Digital.


Agora veja a resposta para algumas dúvidas que você possa ter sobre a funcionalidade: 


1. Como funciona a cobrança deste serviço?

Resp.: A cobrança é efetuada na próxima fatura em aberto. Entenda melhor quando será cobrado abaixo:

até 5 documentos - gratuito
a partir de 6 documentos R$ 1,49 por documento emitido, com teto máximo de cobrança no mês de R$ 149,00.

Libere o serviço no Menu Meu Plano.

 
2. Posso enviar até 5 documentos de forma gratuita?

Resp.: Isso mesmo, todo mês você pode enviar até 5 documentos de forma gratuita. Para isso libere o serviço no Menu Meu Plano > aba Valores Contratado > Assinatura Digital


3. Qual e-mail e número WhatsApp são utilizados para o envio dos documentos para o devedor?

Resp.: Os envios são efetuados por e-mail e WhatsApp próprios do processo de Assinatura Digital, ou seja, não são escolhidos pelos usuários do sistema. 

WhatsApp: 11 93303-0913

Importante: o devedor não receberá atendimento neste número. Caso ele tenha dúvida, terá que entrar em contato com vocês. 


4. Qual Termo de Acordo será enviado para o devedor?

Resp.: Será enviado para o devedor o Termo de Acordo padrão selecionado na configuração do Credor.


5. Quantas pessoas podem assinar o documento?

Resp.: Apenas duas pessoa: o devedor responsável pela dívida e o responsável pelo acordo na empresa. A pessoa responsável pela empresa pode ser cadastrada por Credor se for necessário.

Não existe a assinatura de testemunhas nesta Assinatura Digital.


6. As assinaturas serão visualizadas exatamente onde constam os nomes dos responsáveis no Termos de Acordo?

Resp.: Não, as assinaturas ficarão na última página. Mesmo que tenha um campo específico no padrão no Termo de Acordo, as assinaturas ficarão no final do termo, cada uma em uma página.





7. Os documentos sempre ficarão disponíveis no sistema para consulta?

Resp.: Não, o documento ficará no sistema por tempo determinado. Por isso é importante ter a rotina de fazer o Download dos documentos para guardar e consultar quando necessário. 


8. Quais são os cadastros necessários para Integração com Assinatura Digital?

Resp.: Existe uma tela de Integração, onde é possível incluir o e-mail da empresa do resp. da empresa por assinar os documentos, uma mensagem no email específica por credor se for necessário, um observador para receber todos os documentos, dias de validade para assinatura e lembretes personalizados sobre a assinatura do documento.

Conheça melhor as configurações da Integração com Assinatura Digital aqui


Viu como ficou muito mais fácil administrar seus documentos, negociações, contatos, e ações estratégicas no mesmo lugar?


Até mais!


Sistema de Cobrança

sexta-feira, 28 de fevereiro de 2025

A importância da atualização automática no cálculo de dívidas: agilidade e precisão para empresas de cobrança







By Equipe CEDRUS - 28/02/2025


Em um cenário econômico onde a agilidade e a precisão são essenciais, as empresas de cobrança precisam estar constantemente atualizadas com as melhores práticas tecnológicas para garantir eficiência e minimizar riscos financeiros. O cálculo manual de dívidas, prática ainda muito utilizada em muitas organizações, tem mostrado suas limitações, não só em termos de tempo, mas também em relação à precisão dos valores cobrados.

A atualização automática dos valores de uma dívida oferece uma solução eficaz e altamente vantajosa para as empresas de cobrança. Ao substituir os processos manuais por sistemas automatizados, é possível otimizar o trabalho, reduzir os riscos de erro e garantir uma gestão mais eficiente das dívidas.


O desafio do cálculo manual de dívidas para empresas de cobrança

A prática de calcular manualmente os valores de uma dívida envolve um conjunto de tarefas complexas e demoradas que podem impactar diretamente a eficiência das empresas de cobrança. Vamos entender as principais dificuldades encontradas nesse processo:

1.  Tempo de processamento

Para calcular uma dívida manualmente, as equipes de cobrança precisam reunir informações como o valor original da dívida, as taxas de juros aplicáveis, os prazos e a periodicidade dos pagamentos. Cada um desses elementos precisa ser reavaliado periodicamente, o que demanda tempo e recursos consideráveis.

Esse processo se torna ainda mais demorado quando a dívida se estende por um longo período ou envolve várias parcelas com diferentes datas de vencimento. A demora na atualização dos valores pode prejudicar a comunicação com os clientes e atrasar o processo de cobrança, gerando prejuízos tanto para as empresas de cobrança quanto para os credores.

2. Risco de erros humanos

O cálculo manual está sujeito a erros, que podem ocorrer por distração, falha na interpretação dos dados ou até mesmo pela complexidade dos contratos. O cálculo incorreto da dívida, seja pela aplicação errada de uma taxa de juros ou pela atualização equivocada do valor das parcelas, pode resultar em cobranças imprecisas, que geram disputas, frustração dos clientes e até mesmo consequências jurídicas.


3. Complexidade em casos de dívidas longas ou com múltiplas parcelas

Quando as dívidas envolvem múltiplas parcelas, juros compostos ou condições variáveis de pagamento, o trabalho manual de atualização dos valores se torna ainda mais difícil e sujeito a erros. A precisão em cada detalhe é crucial, e é difícil garantir que todos os cálculos sejam feitos de forma correta e no momento certo.



Atualização automática de valores para empresas de cobrança

Diante dos desafios apresentados pelo cálculo manual, a atualização automática de valores surge como uma alternativa ideal para empresas de cobrança que buscam melhorar seus processos e oferecer um serviço mais eficiente e confiável.


1. Agilidade e redução de custos operacionais

Ao implementar sistemas automatizados de cálculo e atualização de dívidas, as empresas de cobrança ganham uma enorme vantagem em termos de tempo e eficiência. O processo, que antes poderia levar horas ou até dias, passa a ser realizado em tempo real, com resultados instantâneos.

Isso não apenas acelera a comunicação com os clientes, mas também reduz a necessidade de uma equipe grande e dedicada apenas ao cálculo manual, o que resulta em uma significativa redução de custos operacionais. As empresas de cobrança podem assim dedicar seus recursos para outras atividades mais estratégicas, como a negociação com clientes e a gestão de relacionamento.


2. Maior precisão e menor risco de erros

Os sistemas automatizados são projetados para realizar cálculos com altíssima precisão. Com a aplicação de algoritmos avançados, as ferramentas de atualização automática consideram todos os parâmetros envolvidos na dívida, como taxas de juros variáveis, prazos e condições específicas de pagamento.

Ao adotar esses sistemas, as empresas de cobrança eliminam os erros humanos, garantindo que os valores cobrados sejam corretos. Isso ajuda a evitar conflitos com os clientes e assegura que a cobrança seja sempre justa e transparente.


3. Transparência e confiabilidade

A transparência é um dos pilares de uma boa relação entre empresas de cobrança e seus clientes. Com a atualização automática, as informações sobre a dívida ficam sempre claras, detalhadas e acessíveis. Relatórios completos sobre os cálculos podem ser facilmente gerados e enviados ao cliente, ajudando a esclarecer qualquer dúvida e evitando mal-entendidos.

Além disso, os sistemas automatizados oferecem uma rastreabilidade total dos cálculos, o que aumenta a confiança nas informações apresentadas. Quando os valores da dívida são calculados de forma transparente e precisa, a probabilidade de litígios diminui significativamente.


4. Acompanhamento em tempo real

Uma das maiores vantagens da atualização automática é o monitoramento contínuo e em tempo real das dívidas. As empresas de cobrança podem configurar lembretes para acompanhar o vencimento das parcelas.

Esse acompanhamento proativo permite que a equipe de cobrança interaja rapidamente com os clientes, oferecendo soluções antes que o problema se agrave. Além disso, ajustes nas condições da dívida podem ser feitos de forma rápida, sem a necessidade de novos cálculos manuais, o que garante flexibilidade no processo de negociação.


5. Escalabilidade e eficiência a longo prazo

À medida que as carteiras de dívidas das empresas de cobrança crescem, o trabalho manual se torna cada vez mais difícil e propenso a erros. A atualização automática permite que as empresas escalem suas operações sem perder a eficiência, mesmo quando o volume de dívidas e de clientes aumenta.

Com a capacidade de processar um número elevado de dívidas ao mesmo tempo, os sistemas automatizados garantem que todas as dívidas sejam gerenciadas de maneira eficiente e precisa. Isso é fundamental para empresas de cobrança que buscam crescer e expandir suas operações sem comprometer a qualidade do serviço.



A atualização automática de dívidas oferece uma solução eficaz para os principais desafios enfrentados pelas empresas de cobrança ao realizar cálculos manuais. Ao automatizar o processo, é possível garantir maior agilidade, precisão e transparência, além de reduzir os custos operacionais e minimizar os erros que podem prejudicar a relação com os clientes.

Com a atualização automática, as empresas de cobrança não apenas melhoram a sua eficiência operacional, mas também fortalecem sua credibilidade no mercado, oferecendo um serviço mais confiável e ágil. Em um cenário cada vez mais competitivo e digitalizado, a adoção dessa tecnologia é uma maneira estratégica de garantir que os processos de cobrança sejam conduzidos de forma eficiente, transparente e precisa, beneficiando todas as partes envolvidas.

A atualização automática não é apenas uma opção — é uma necessidade para se manterem competitivas, eficientes e confiáveis no mercado atual.



Sistema de Cobrança

segunda-feira, 20 de janeiro de 2025

A eficiência na cobrança: como processos automatizados podem reduzir custos e garantir agilidade




By Equipe CEDRUS - 20/01/2025


No mercado competitivo atual, pequenas empresas que precisam fazer cobrança enfrentam uma série de desafios ao tentar manter a eficiência operacional enquanto lidam com altos custos e a pressão para garantir resultados rápidos e precisos. Um dos principais obstáculos enfrentados por essas empresas é a dependência de processos manuais, que podem ser ineficazes e onerosos. Processos de cobrança feitos manualmente, sem ritmo e automação, não só demandam um tempo excessivo das equipes, mas também aumentam os custos operacionais, reduzem a credibilidade das informações e comprometem a qualidade do atendimento.

Felizmente, a tecnologia oferece soluções poderosas para resolver esses problemas. Ferramentas como régua de cobrança e sistemas "click to call" podem transformar a maneira como as operações de cobrança são realizadas, garantindo agilidade, redução de custos e, principalmente, a melhora na eficiência da equipe. Vamos explorar como processos manuais ineficientes podem prejudicar uma empresa de cobrança e como a automação pode ser a chave para otimizar resultados.


O problema dos processos manuais

Em muitos setores, ainda há uma forte dependência de processos manuais, especialmente em empresas que lidam com cobranças. O processo de cobrança tradicional, com telefonemas, envio de cartas e e-mails, é frequentemente feito sem uma coordenação eficiente, o que torna a operação lenta e, muitas vezes, improdutiva. Além disso, ao lidar com informações manuais, as chances de erros aumentam consideravelmente, o que pode prejudicar a credibilidade da empresa perante os seus clientes.

Esses processos manuais sem ritmo são particularmente problemáticos para empresas de cobrança, pois podem levar a diversas falhas:

  • custo operacional elevado: a realização de tarefas manuais, como digitação de informações, envio de e-mails ou ligações telefônicas sem qualquer automação, exige tempo e recursos consideráveis. Isso gera custos altos com pessoal, além de resultar em uma utilização ineficiente dos recursos da empresa.
  • erros humanos: ao depender de processos manuais, o risco de erros aumenta, como a entrada de dados incorretos ou falhas na comunicação com os devedores. Isso pode levar a informações inconsistentes e prejudicar a relação com os clientes, além de gerar retrabalho.
  • falta de credibilidade nas informações: quando os dados não são processados de forma consistente e integrada, há uma grande chance de ocorrerem divergências nas informações. Isso pode comprometer a imagem da empresa, pois a falta de credibilidade nos processos pode afetar diretamente a confiança dos clientes e dos devedores.
  • falta de agilidade: a equipe de cobrança precisa ser ágil, mas um processo manual não proporciona a rapidez necessária. As cobranças podem se arrastar por semanas, resultando em atraso na recuperação de créditos e, muitas vezes, em perdas financeiras.


Automatização dos Processos de Cobrança

A tecnologia permite transformar esses desafios em oportunidades de otimização. A implementação de ferramentas automatizadas, como a régua de cobrança, pode reduzir significativamente o custo operacional, melhorar a credibilidade das informações e garantir agilidade na execução das tarefas.

1.  Régua de cobrança: organize e automatize os contatos

A régua de cobrança é uma ferramenta essencial para organizar o processo de cobrança e garantir que os contatos sejam feitos de forma sistemática e eficaz. Ela funciona como uma sequência de ações programadas que guiam a equipe de cobrança, com base no histórico do devedor e no tempo de inadimplência.

Ao integrar a régua de cobrança, a empresa pode:

  • automatizar o envio de comunicações: com a régua de cobrança, é possível programar o envio de e-mails, SMS, e fazer contato via WhatsApp, de acordo com os prazos e a situação do devedor. Isso reduz o tempo gasto em atividades repetitivas, além de garantir que todas as ações sejam tomadas dentro de um cronograma bem definido.
  • seguir uma sequência lógica de ações: a régua de cobrança permite criar uma sequência estruturada de ações. Por exemplo, caso o pagamento não seja efetuado no prazo inicial, a régua pode programar uma nova tentativa de cobrança em um intervalo de tempo determinado, utilizando diferentes canais de comunicação.
  • monitoramento de resultados em tempo real: a régua também oferece relatórios e métricas que permitem o acompanhamento em tempo real das interações de cobrança, facilitando a tomada de decisões rápidas e a personalização do atendimento, quando necessário.


2. Resultados: agilidade, redução de custos e credibilidade

Ao adotar soluções como a régua de cobrança e o "click to call", as empresas de cobrança podem alcançar resultados significativos:

  • redução de custos operacionais: a automação elimina a necessidade de processos manuais e a utilização de recursos humanos para tarefas repetitivas, o que reduz os custos operacionais de maneira substancial.
  • aumento na agilidade: a integração de ferramentas automatizadas permite que as cobranças sejam realizadas de forma mais rápida e com maior frequência, aumentando a eficiência da equipe e garantindo um processo de cobrança mais dinâmico.
  • maior credibilidade e precisão nas informações: a automação também garante que todas as informações sejam registradas de forma precisa e consistente, o que fortalece a credibilidade da empresa junto aos seus clientes e devedores.

Em um cenário onde a eficiência e a redução de custos são fundamentais para a sustentabilidade de uma empresa de cobrança, a dependência de processos manuais se torna um obstáculo significativo. No entanto, com a implementação de soluções como a régua de cobrança, as empresas podem garantir agilidade nas operações, reduzir os custos operacionais e, acima de tudo, melhorar a credibilidade das informações. O uso dessas ferramentas é uma estratégia eficaz para otimizar a cobrança e alcançar melhores resultados, tanto para a empresa quanto para seus clientes.




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