Quais as vantagens de um sistema de gestão em Cobrança? - Parte 3

 By Equipe CEDRUS - 06/05/2021

Estamos aqui para a parte final da nossa série de posts sobre as vantagens de utilizar um sistema de gestão de Cobrança. Se você chegou aqui agora, pode ler as partes 1 e 2 e voltar, ou seguir conosco neste texto. 

A cobrança, como jornada final do seu cliente no relacionamento com a sua empresa, possui etapas internas, que conduzem sua equipe em como proceder durante o atendimento,  e indicadores, que mostram se o trabalho realizado tem se convertido em pagamentos de dívidas. Hoje, vamos falar sobre quatro ferramentas que podem ser desempenhadas por softwares independentes do sistema de cobrança, mas, que não faz muito sentido dissociar no dia a dia: processo para negativação dos devedores, uso de discadores automáticos, enriquecimento de dados dos devedores e geração de relatórios. 

1. A negativação dos devedores

Se existem as entidades de proteção ao crédito, é porque essa hora chega, na vida do cobrador e na vida do devedor. A negativação dos clientes acontece quando, após passar pelos vários estágios de cobrança, ele ainda não honrou com nenhum dos combinados e não efetuou o pagamento. Neste caso, a pressão de ficar com o “nome sujo” pode fazer com que ele honre a dívida. 

Cada empresa possui seu nível de tolerância e determina quando e como isso vai acontecer com sua carteira de clientes. Uma coisa é comum a todas: elas precisam estar em contato e possuir uma comunicação clara e rápida com as plataformas da SERASA, do SCPC - Boa Vista e do SPC Brasil. 

Como o sistema de cobrança pode ajudar nisso? Ele gera os arquivos necessários para mandar para estas instituições de proteção ao crédito, e então, munidas dessa informação objetiva, elas negativam os devedores. Cada uma tem uma particularidade, e um sistema de cobrança atualizado consegue atender as expectativas de ambos os lados. Com alguns cliques o operador de cobrança envia essas a lista de dívida, solicita a negativação e comunica o seu próprio cliente. Agora, é esperar pelo pagamento para “limpar o nome” do cliente e partir para a próxima! 

2. Discadores integrados e inteligentes

Uma das etapas da cobrança é entrar em contato com seu cliente. Uma das formas de fazer isso, ainda, é telefonando para ele. Neste caso, o operador precisa, ver o nome do cliente, buscar as formas de contato, pegar o telefone, discar, aguardar o sinal de “alô”, “ocupado” ou até mesmo “número não existe”. Todo este trabalho manual até a efetivação da ligação pode ser feito por um discador. 

Trata-se de um conjunto de hardware e software que auxilia no processo de ligar para o devedor, na hora certa e aguardar o “alô”, do outro lado da linha. Funciona assim: 

• insere-se o mailing de cobrança no sistema;
• configura-se como ele vai trabalhar dentro da estratégia de cobrança definida;
• configura-se previamente o sistema que fará as ligações - o discador - o que diminui o tempo ocioso do operador;
• o discador liga para vários devedores ao mesmo tempo; 
• quando é uma voz humana que atende, ele passa a ligação para o operador. 
• neste momento de passagem, o sistema de cobrança, automaticamente, mostra na tela do operador o cadastro de quem ele está falando ao telefone, isso está integrado entre o discador e o sistema de cobrança;

Com uma ligação efetiva no ouvido, e toda a negociação disponível na tela, temos um trunfo para a produtividade dos operadores de cobrança. Não acha? Mas atenção, o discador é um sistema a mais para se contratar, porém, seu sistema de cobrança deve ser capaz de integrar com ele. 

3. Enriquecimento de dados, você vai precisar...

A base da cobrança está em conseguir entrar em contato com o devedor, seja por e-mail, telefone ou carta. Se você possui dados, eles podem ter mudado em qualquer tempo, afinal, pessoas morrem, se mudam, trocam de telefone e até de nome em caso de casamentos! Outro cenário é o de possuir poucos dados, como somente o nome e o CPF, ou o nome e um endereço comercial. 

Como falar com o devedor se os dados estão desatualizados e incompletos? Felizmente, existem empresas que trabalham oferecendo dados para alimentar mailings mais atualizados.  O enriquecimento de dados é mais um serviço que pode ser obtido em sistemas de cobrança, pois, ele possibilita a integração com essa plataforma de enriquecimento de dados e traz as informações atualizadas do seu devedor. 

O enriquecimento de dados é um mundo de possibilidades, leia mais sobre ele neste texto aqui de nosso blog. 

4. Relatórios diversos!

Atividade nenhuma faz sentido que não conseguimos avaliar se tem surtido algum efeito. Concorda? É por isso que existem relatórios! Avaliar o desempenho de algo ou alguém em um período de tempo, e ser capaz de fazer comparações e deduções, é uma ferramenta importante para gerir os rumos da cobrança na sua empresa. 

Em cobrança, existem vários relatórios que são indispensáveis e padrão, como o relatório de Prestação de Contas, que é muito importante principalmente para assessorias de cobrança que prestam serviço para diversos credores. Estas empresas que atendem outras empresas, precisam apresentar o que foi feito e o status da carteira de clientes que encarregou-se de cobrar. 

Um sistema de cobrança ajuda demais com essa prestação de contas! Ela  engloba: o que a assessoria recebeu, quanto, de quem, qual o título se refere, se teve parcelamento, qual parcela foi paga. Estas informações são fundamentais para fazer o repasse (assessoria > credor) e também o pagamento da sua comissão (credor > assessoria). Esta apuração pode ser feita de diversas formas e periodicidades - mensal, diária, semanal - dependendo do acordo com o credor. 

Somente o uso correto de um bom software de cobrança é capaz de gerar, de forma correta com dados reais, estes relatórios. Sem sua equipe perder tempo e prazo. 

5. Bônus para você! 

Como este é nosso post de encerramento, vamos deixar aqui um checklist básico para escolher o melhor sistema de cobrança. Aquele que irá facilitar seu dia, organizar suas tarefas, delegar para equipe o que fazer e em qual momento, gerar as informações necessárias para os sistemas satélites e, por fim, te informar dos rumos que a Cobrança toma em sua empresa: 

O sistema de cobrança: 

• Possui agilidade na integração com o sistema ERP?
• Realiza a automação das operações de cobrança?
• Está integrado com o sistema dos bancos (para registro de títulos e confirmação de pagamentos)?
• Possui interface com plataformas de pagamento para oferta de outros meios de pagamento além do boleto?
• É capaz de operar juntamente com discadores e plataforma de enriquecimento de dados?
• Efetua os cálculos automáticos, mostrando os valores atualizados da dívida?
• Possibilita a facilidade de comunicação com o devedor, enviando e-mails e SMSs sem ter que sair do sistema para isso?  
• Guarda o histórico de contatos: com quem falou, o que falou, status da negociação, se a empresa já negativou a pessoa?
• Faz a gestão dos agendamentos de ligação e contato com os clientes?
• Oferece bons relatórios operacionais e gerenciais que atendam a necessidade da sua empresa e dos seus clientes, no caso de uma assessoria?

Utilize esta lista para escolher um bom sistema, ou para avaliar o que está usando atualmente! 

Bons negócios e até a próxima!