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quinta-feira, 22 de abril de 2021

Quais as vantagens de um sistema de gestão em cobrança? - Parte 2


By Equipe CEDRUS - 22/04/2021


Já falamos aqui no blog sobre como escolher um bom sistema de cobrança e quais as cinco principais funcionalidades que ele precisa ter para atender você e sua empresa. Tudo gira em torno de organizar contatos e valores, realizar automações e facilitar a rotina de pessoas, equipes e empresas dedicadas nesta tarefa de cobrar. Sem tabu por aqui, a cobrança é só mais uma etapa da jornada do cliente que se relaciona com sua empresa. Tem sim como atravessar esse processo com leveza. Hoje, falaremos sobre mais cinco funcionalidades que turbinam um software de cobrança e fazem toda diferença na rotina. 

Se você ainda não leu a Parte 1 de nosso post, leia aqui e volte, combinado? 


1. Envio do Termo de Acordo


Após o contato com o cliente inadimplente e a negociação bem sucedida, é muito interessante que o operador se comprometa a enviar para o cliente e documentar essa negociação. Esse documento pode ser chamado de Termo de Acordo ou Confissão de Dívida. Ele é gerado automaticamente pelo sistema de cobrança levando em conta o histórico da dívida e a negociação realizada, por isso, as informações alimentadas pelos operadores são importantíssimas nessa configuração do Termo de Acordo. 

Feita essa formalização é necessário que ela seja enviada - por correio eletrônico e/ou físico - para o cliente. O pagamento, mesmo que seja da primeira parcela da dívida, pode configurar o aceite desta negociação. Por isso o nome alternativo de “confissão de dívida”. A rapidez na estruturação e envio do Termo de Acordo é uma das boas práticas em cobrança, que traz mais garantias para os credores. 


2. Emissão de Boletos completos e registrados


É muito importante que o seu sistema de cobrança gere boletos que informem mais do que somente da data e o valor da parcela. Quanto mais informações à cerca da dívida, melhor: data da compra, a qual produto ou serviço se refere, qual a parcela que ele abrange, e por ai vai. Quanto mais fácil para o devedor for se lembrar do que se trata aquele boleto, mais chances dele ser pago! Não se esqueça disso, devedor bem informado converte-se em cliente pagador.


3. Comunicação eficiente com os bancos


Falou em Boletos, falou em comunicação com os bancos. Não existe mais emitir boletos sem estar vinculado ao banco. Por isso, o software de cobrança precisa ter esta capacidade de se comunicar com os bancos de forma a gerar boletos válidos e ser avisado de quando eles forem pagos, atualizando o histórico do cliente no banco de dados da empresa. Com isso, logado em um sistema só - o software de cobrança - o operador negocia com o cliente, gera o boleto, registra no banco e é avisado do pagamento. Essa comunicação software x banco é tratada como “remessa de arquivos” e acontece diariamente. Já falamos sobre isso aqui. 


4. Interface para uso das contas de recebimento


Boletos são muito práticos. Um código de barras, uma data e o valor e está feita a cobrança na prática. É, não é bem assim. Boletos Registrados, os únicos boletos que podem existir atualmente, podem gerar uma cobrança do banco para os emissores. Vai da combinação da sua empresa com o banco emissor quando e como essa taxa será aplicada - antes ou depois do pagamento do devedor.

Falando em conta, se sua empresa possui um setor de cobrança dedicado à recuperação dos valores, a conta bancária utilizada para esses recebimentos, é a conta da sua empresa mesmo. Se, por outro lado, foi contratada uma assessoria de cobrança para fazer o trabalho de organizar e realizar a cobrança, deve-se combinar na contratação qual conta será utilizada. Muitas vezes a assessoria usa a sua conta e depois repassa os valores seguindo uma periodicidade e já descontando sua comissão. 


5. Integração com as Plataformas de Cobrança 


O sistema de cobrança precisa possuir integração com empresas que ajudam a receber os valores de volta. O praxe na cobrança são boletos e débito em conta, porém, as plataformas de cobrança podem disponibilizar mais opções para seus clientes, como cartão de crédito e a interface com diversos bancos. Então, ao invés da empresa fazer esses contatos e integrações com diversos bancos, ela faz com uma plataforma e a plataforma se encarrega dessa integração. 

Algumas plataformas disponíveis são: PayPal, Pagseguro, IUGU e MOIP, dentre outras. 

Um sistema de cobrança contempla todos esses atores ao redor da cobrança, seja no banco de dados, seja na capacidade de atualizar o valor das dívidas e gerar os boletos de forma correta e completa e na integração bancária, seja para recebimentos e informações. 


Por hoje é só, não perca a parte três deste post, em breve.




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