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quarta-feira, 18 de setembro de 2019

Configure seu e-mail no CEDRUS

Configure seu email no CEDRUS sistema de cobrança
By Equipe CEDRUS - 18/09/2019

Se você já é cliente do nosso sistema de cobrança, você já sabe que é possível cadastrar o seu e-mail e enviar as suas mensagens diretamente pelo CEDRUS, aumentando a sua agilidade e assertividade no processo de cobrança. 

Criamos um tutorial simples para que você efetue a configuração do seu e-mail no CEDRUS de forma fácil e rápida. Acompanhe:

Primeiro, logue no Sistema acesse Menu Configurações / Cadastros / Configuração de e-mail.

Nesta tela você pode escolher se vai utilizar o servidor do CEDRUS ou seu próprio servidor de e-mail para disparar as mensagens: 



Conheça a diferença entre as duas opções:

Enviar os e-mails através de sua conta pelo servidor do Cedrus


Nesta opção o e-mail é enviado pelo servidor do CEDRUS, com o endereço de e-mail da sua empresa.

Porém, nesta modalidade, o cliente não fica com uma cópia da mensagem em sua caixa de saída, como aconteceria se ele tivesse enviado pelo seu Outlook, por exemplo. Isso acontece porque nós não temos acesso a essa caixa de e-mails, ela e somos apenas um mensageiro.

Para usar o servidor do CEDRUS basta configurar o endereço de e-mail e o nome da empresa, conforme a tela abaixo.





Esse formato é mais fácil, pois os clientes do CEDRUS não precisam fornecer mais informações técnicas do que isso para enviar suas mensagens.

Quero utilizar minha própria conta de e-mail e servidor


Esse é opção é utilizada quando o cliente escolhe enviar os e-mails pelo servidor da própria empresa, porém usando a interface do CEDRUS.

Neste caso, é necessário fazer um cadastro um pouco mais completo no CEDRUS, com as informações referente a Servidor SMTP, Porta, e-mail, senha e protocolo de segurança (da mesma forma que é feito no Outlook).





Neste modelo, os e-mails enviados pela nossa ferramenta ficam registrados também na sua caixa de saída. Mas lembre-se que se o seu servidor (UOL, Google, Locaweb, Kinghost, Hostgator, etc) pode limitar a quantidade de e-mails enviados por dia e seus envios ultrapassar este número, é possível que as mensagens excedentes não sejam enviadas e sua conta fique bloqueada.

Veja abaixo a lista das configurações para os principais servidores de e-mail utilizados no mercado:

Gmail 

Servidor SMTP: smtp.gmail.com
Porta: 587
Endereço de e-mail: coloque seu endereço de e-mail
Nome da Empresa: digite o nome de sua empresa
Usuário (login): é o próprio endereço de e-mail utilizado acima
Senha: informe a senha do seu e-mail
Segurança: SSL

Além disso, é necessário alterar algumas configurações de sua conta no Google:

1) Dentro do painel do Gmail, acesse Configurações / Encaminhamento e POP/IMAP:





2) Acesse o endereço https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps e deixe selecionada a opção Ativar:

3) Acesse o endereço https://g.co/allowaccess e clique no botão continuar:

UOL 

Servidor SMTP: smtp.suaempresa.com.br (substitua os dizeres "suaempresa" pelo seu domínio)
Porta: 587
Endereço de e-mail: coloque seu endereço de e-mail
Nome da Empresa: digite o nome de sua empresa
Usuário (login): é o próprio endereço de e-mail utilizado acima
Senha: informe a senha do seu e-mail
Segurança: AUTOMÁTICO

Yahoo 

Servidor SMTP: smtp.mail.yahoo.com
Porta: 587
Endereço de e-mail: coloque seu endereço de e-mail do Yahoo
Nome da Empresa: digite o nome de sua empresa
Usuário (login): é o próprio endereço de e-mail utilizado acima
Senha: informe a senha do seu e-mail
Segurança: SSL

Kinghost 

Acesse seu Painel de Controle e na aba KingMail clique em SMTP Internacional. Depois clique no botão "Ativar".
Servidor SMTP: smtpi.suaempresa.com.br  (substitua os dizeres "suaempresa" pelo seu domínio)
Porta: 587
Endereço de e-mail: coloque o e-mail de sua empresa que deseja utilizar
Nome da Empresa: digite o nome de sua empresa
Usuário (login): geralmente é o próprio endereço de e-mail utilizado acima
Senha: informe a senha do seu e-mail
Segurança: AUTOMÁTICO

Hotmail 

Servidor SMTP: smtp.live.com
Porta: 587
Endereço de e-mail: coloque seu e-mail
Nome da Empresa: digite o nome de sua empresa
Usuário (login): é o próprio endereço de e-mail utilizado acima
Senha: informe a senha do seu e-mail
Segurança: SSL

Infolink 

Servidor SMTP: msai.infolink.com.br (smtp específico para hosts internacionais)
Porta: 587
Endereço de e-mail: coloque seu e-mail
Nome da Empresa: digite o nome de sua empresa
Usuário (login): é o próprio endereço de e-mail utilizado acima
Senha: informe a senha do seu e-mail
Segurança: AUTOMÁTICO

Locaweb 

Servidor SMTP: smtp.suaempresa.com.br (substitua os dizeres "suaempresa" pelo seu domínio)
Porta: 587
Endereço de e-mail: coloque seu e-mail
Nome da Empresa: digite o nome de sua empresa
Usuário (login): é o próprio endereço de e-mail utilizado acima
Senha: informe a senha do seu e-mail
Segurança: AUTOMÁTICO

Microsoft Exchange do Office 365 

Servidor SMTP: smtp.office365.com
Porta: 587
Endereço de e-mail: coloque seu e-mail
Nome da Empresa: digite o nome de sua empresa
Usuário (login): é o próprio endereço de e-mail utilizado acima
Senha: informe a senha do seu e-mail
Segurança: SSL


Pronto agora você sabe como configurar o seu e-mail em nosso sistema de cobrança. Aproveitando que o tema é envio de e-mail veja o texto que preparamos sobre “Como evitar que sua mensagem por e-mail vá para o spam do seu cliente”.

Até mais,



Sistema de Cobrança


terça-feira, 10 de setembro de 2019

Novidade: Tratamento do retorno de SMS

by equipe CEDRUS - 09/09/2019

Temos mais um novidade que vai deixar o seu processo de cobrança ainda mais eficiente. A partir de agora é possível tratar os SMSs dos seus clientes. Se um cliente responder algum dos SMSs enviados por você, no CEDRUS, será possível dar um tratamento para esta resposta.

Veja como funciona esta nova funcionalidade:

Um vez no sistema acesse o Menu Cobrança / clique em Retorno de SMS e depois escolha Liberação, conforme a tela abaixo:




 Na tela de “Liberação” será possível pesquisar as respostas por credor, status e data, visualizar as mensagens recebidas e decidir quais delas devem ser aprovadas para seguir para a tela de “Mensagens”, que permite continuar a interação com o devedor. Nesta tela também é possível reprovar a resposta e desta maneira ela não ficará disponível para a equipe continuar a conversa.



Depois de aprovar ou reprovar as mensagens recebidas acesse a tela de “Mensagens” para responder as mensagens aprovadas acesse o Menu Cobrança / Retorno de SMS e depois clique em “Mensagens”.

A partir desta tela será possível dar continuidade à conversa com o devedor. Para isso clique em "pesquisar" para visualizar todas as mensagens que foram aprovadas na tela de liberação, ou use os filtros disponíveis para escolher uma data específica: credor, devedor ou status.

Clique em "Exibir" para visualizar a mensagem e enviar uma resposta. Após o envio das mensagens clique em "Finalizar Conversa".


Se você também quiser copiar, marcar como válido, inválido ou desfazer uma destas ações clique no telefone que está disponível na primeira coluna antes do nome do devedor. Este é um bom momento para atualizar a cadastro já que a ação de envio de SMS gerou um retorno.

Importante: cada SMS recebido e respondido será cobrado com o valor de SMS que você tem hoje em seu contrato.

Caso você prefera liberar todos as mensagens recebidas sem fazer filtro na tela de “Liberação” e enviá-las diretamente para a tela de “Mensagem” também é possível: basta escolher esta opção no Menu que fica na lateral direita e clicar em “Dados da Empresa”, conforme abaixo:




Nesta tela também é possível parametrizar se o operador que enviou o SMS deve receber uma notificação que chegou um resposta para que ele mesmo possa dar retorno e/ou escolher um operador específico para receber estas notificações.


Veja o modelo de notificação que será enviado:




Com estas novas ferramentas ficou mais fácil fechar negociações e melhorar a performance de contatos também por SMS.


Aproveite!


Sistema de Cobrança


quinta-feira, 8 de agosto de 2019

Como evitar que sua mensagem por e-mail vá para o spam do seu cliente

Como evitar que sua mensagem por e-mail vá para o spam do seu cliente
By Equipe CEDRUS - 08/08/2019

Uma das formas mais eficazes e baratas de cobrança é o e-mail. Simples, fácil, praticamente sem custo para envio, fica registrada a tentativa de contato e tem menos chances de constranger o cliente devedor ao cobrá-lo por este meio. Contudo, se o e-mail não for bem pensado, escrito e enviado de forma correta, o tiro sai pela culatra e sua mensagem fica esquecida na caixa de spam do seu cliente. A dívida aumenta e você perdeu uma valiosa forma de contato com o seu cliente. 

Por isso, hoje vamos falar sobre algumas práticas para que seus e-mails tenham mais assertividade no envio e aumente as chances de seu cliente receber e abrir a mensagem.


1. Lista de contatos atualizada e proprietária


Para que a entregabilidade dos seus e-mails seja cada vez melhor é importante que o seu mailing tenha sido coletado por você (ou pela sua empresa) e que essa coleta tenha sido transparente, ou seja, que o cliente/devedor tenha sido avisado que poderia receber contato pelo e-mail informado.

Quando as pessoas recebem muitos e-mails com propagandas e promoções, eles possuem a opção de clicar em um link no final da mensagem que diz “sair da lista”, ou mesmo sinalizar a mensagem como “spam” em sua caixa de entrada. Isso faz a reputação de quem dispara esse e-mail cair perante aos provedores do e-mail, comprometendo o envio de futuras mensagens, inclusive as de cobrança.


2.  Cuidado com as palavras e com o assunto do seu e-mail


Por mais que os serviços de envio de mensagem liberem letras maiúsculas, pontuação e caracteres infinitos no assunto dos e-mails, usar todos estes recursos não é uma boa prática para o envio de e-mails. Os assuntos devem ser sucintos e não possuir palavras apelativas como “compre”, “grátis”, “sua empresa”, “$$$”, "Aproveite", "Preços / Valores”, muitos pontos de exclamação e interrogação. 

Mesmo no corpo do e-mail -  e neste caso e-mails feitos em HTML e equilibrando a quantidade de texto e imagens  - as palavras devem ser bem pensadas. Muitos pedidos de “clique”, “encaminhe”, “assine”, etc, fazem o provedor do destinatário “protegê-lo” do seu e-mail, achando que se trata de um potencial spam, mesmo que sua mensagem de fato seja muito importante: a regulação de uma pendência financeira.

Portanto, tome muito cuidado com as palavras usadas no assunto e no corpo do email.


3. Configure sua identidade no disparador de e-mails escolhido


Seja o CEDRUS ou qualquer outra ferramenta para disparo de e-mails, é importante que o remetente das mensagens (seunome@suaempresa.com.br) seja um endereço válido. Existe uma tecnologia chamada Sender Policy Framework, ou somente SPF, que visa combater o envio não autorizado de mensagens em nome de um determinado domínio. O SPF cruza as informações de domínio, IP e provedor do destinatário para ter certeza de que este envio é da sua empresa mesmo.

Agora que você já sabe como deixar seus e-mails menos spammers, vamos entender a diferença entre enviar os e-mails pelo CEDRUS ou pelo seu provedor de e-mails normal.


Enviando pelo servidor da RDZ (detentora do CEDRUS), com o endereço de e-mail da sua empresa 


Para usar o servidor da RDZ basta configurar o remetente e o destinatário dentro do sistema. Esse formato é mais fácil, pois os clientes do CEDRUS não precisam fornecer mais informações técnicas do que isso para enviar suas mensagens.

Porém, ao utilizar nosso servidor, o cliente não fica com uma cópia da mensagem em sua caixa de saída, como aconteceria se ele tivesse enviado pelo seu Outlook, por exemplo. Isso acontece porque a RDZ não tem acesso a essa caixa de e-mails, ela é apenas a mensageira.



Enviando e-mails por meio do servidor da sua empresa 


Assim como na modalidade anterior, enviar os e-mails de cobrança direto do CEDRUS é um diferencial de nosso sistema, que vincula o disparo de e-mails à régua de cobrança, aumentando a agilidade e assertividade da operação. 

Para usar seu próprio servidor é necessário fazer um cadastro um pouco mais completo no CEDRUS, com as informações referente a Servidor SMTP, Porta, e-mail, senha e protocolo de segurança (da mesma forma que é feito no Outlook). 

Neste modelo, os e-mails enviados pela nossa ferramenta ficam registrados também na sua caixa de saída, mas lembre-se que se o seu servidor (UOL, Google, Locaweb, Kinghost, Hostgator, etc) pode limitar a quantidade de e-mails enviados por dia e seus envios ultrapassar este número, é possível que as mensagens excedentes não sejam enviadas e sua conta fique bloqueada.




Agora você já sabe algumas estratégias que vão te ajudar a evitar que seus e-mails de cobrança fiquem presos na caixa de spam. Se quiser saber ainda mais, confira os links a seguir.

Até a próxima!


_______

Uolhost lista palavras que devem ser evitadas em e-mails
https://uolhost.uol.com.br/ajuda/content/quais-sao-as-expressoes-que-devem-ser-evitadas-para-que-uma-mensagem-de-e-mail-marketing-nao-seja-pontuada-como-spam

Este infográfico testa se a sua lista de e-mails é segura para o envio de mensagens por sua empresa
http://bo.e-goi.com/images/infographics/spammer-infographic.gif


Sistema de Cobrança


terça-feira, 23 de julho de 2019

Os benefícios de um sistema de cobrança na gestão de cobrança em condomínios

Inadimplência em condomínios
By Equipe CEDRUS - 23/07/2019

Recentemente falamos aqui sobre a atividade de cobrança em condomínios e demos algumas dicas para que síndicos e moradores tivessem uma convivência pacífica. Agora, observando alguns dos clientes do Sistema Cedrus que lidam diariamente com este tipo de atividade, vamos dar seis dicas de como tornar a cobrança mais efetiva e profissional para síndicos que façam esse trabalho ou para administradoras de condomínios:


1. A mágica da Régua de Cobrança


Muitos analistas de cobrança não acreditam até verem, mas muitas horas de seu dia poderiam ser economizadas se eles cadastrarem todos os clientes em um sistema de cobrança, estabelecessem as formas de contato, datas e períodos e clicar em “ativar”.

A régua de cobrança é uma ferramenta muito útil pois não deixa que o analista responsável esqueça de cobrar alguém na data certa. Ao cadastrar o cliente, sua dívida e seus contatos, a ferramenta envia lembretes e avisos de cobrança personalizados, assim o analista não perde o ritmo de cobrança.

Veja aqui um vídeo rápido que explica sobre a régua do nosso sistema de cobrança para que você entenda melhor conceito.


2. Todas as formas de contato registradas


A conversão de clientes inadimplentes para clientes pagantes é um dos indicadores principais para saber se o processo de cobrança está assertivo. Outro bom indicador é saber quantas vezes foi necessário entrar em contato com o devedor até que ele regularizasse sua situação.

Com um sistema de cobrança é possível centralizar a base de contatos em um só local, assim como as mensagens que serão trocadas com os condôminos. Os envios automáticos de SMS, carta, e-mail e registro das ligações fica na mesma plataforma, o que facilita o controle e prestação de contas se for necessário apresentar em reuniões, por exemplo, quando e como foram feitos os contatos com o condôminos.

Dessa forma, caso um novo analista herde os clientes, ou mesmo no caso de uma cobrança antiga sem negociação, é possível analisar todas as etapas percorridas até aquele momento.



3. Atualização da dívida 


Um prédio médio tem cerca de 15 andares com 4 apartamentos por andar. São 60 unidades que devem honrar com seu compromisso com a taxa de condomínio. Não parece muito para lembrar, mas imagine cuidar de 10 ou 15 condomínios com essa configuração, em bairros diferentes, com taxas para pagamentos diferentes. Pior, com a taxa de inadimplência diferente e regras próprias na hora de lidar com cada morador devedor.

Parece confuso, mas, se você fizer a lição de casa e cadastrar os condomínios sobre sua responsabilidade, com suas políticas de cobrança de cobrança personalizadas (valores e multas) em um sistema de gestão em cobrança fica muito mais simples, o sistema faz as contas para você com todas as particularidades registradas.


4. Separar condomínio por analista


Uma empresa que administra condomínios possui diversos clientes e diversos funcionários. Alguns fazem o mesmo trabalho, mas para clientes diferentes. O critério de separação tende a ser muito particular em cada empresa, seja por tempo de casa, por bairro ou até por quantidade de unidades em cada condomínio.

Pensando nisso, o Cedrus oferece a possibilidade de parametrizar o perfil de contato. Funciona assim, quando você adquire a assinatura do sistema, você pode parametrizar e cadastrar as políticas e estratégias de cobrança e também segmentar a cobrança por analista e condomínio.

Essa separação é importante tanto para os indicadores de cobrança, quanto para a parametrização das ações da régua de cobrança, que varia conforme os clientes. Dessa forma, a régua avisa o analista certo que seu cliente está inadimplente.


5. Emissão do boleto pelo próprio sistema


Perfis criados, contatos cadastrados, dívida atualizada. O caminho para o pagamento dos valores devidos está quase pronto. Só falta poder gerar um boleto com o valor correto após a negociação.

Não falta mais, o Cedrus possui essa ferramenta, o que traz agilidade para o processo de cobrança e facilita o pagamento do devedor. Existem duas situações possíveis nesse caso: 

    • cadastrar o seu próprio boleto ou do condomínio para fazer as cobrança para emissão diretamente pelo sistema. Confira como fazer aqui.
    • utilizar a nossa Plataforma de Pagamento, com menor custo e dá menos trabalho, porque não é necessário gerar arquivos de remessa e retorno para o banco. Veja como funciona aqui.

 

6. Relatórios


Por fim, outra ferramenta que vai profissionalizar a rotina de cobrança dos condomínios são os Relatórios do Cedrus. O sistema possui diversos! Cada um com um objetivo para atender a uma necessidade específica.

Atenção, o acompanhamento dos relatórios precisa estar de acordo com os indicadores que a equipe e o condomínio colocaram como base para saber se o processo de cobrança tem sido eficaz ou não.

Só para citar alguns, no Cedrus é possível gerar relatórios de negociações convertidas em pagamento, relatório de pagamentos recebidos por período, de efetividade de cobrança, análise de carteira, dentre outros. Todos estão disponíveis no formato de Tabela Dinâmica, para os amantes de planilhas.


Pronto. Agora você conhece um pouco mais as funcionalidades do Cedrus para ganhar mais agilidade e controle na administração de inadimplência de condomínios.


Até a próxima,


Sistema de Cobrança


segunda-feira, 15 de julho de 2019

Como equilibrar a gestão em cobrança nos condomínios

Como equilibrar a gestão em cobrança nos condomínios
By Equipe CEDRUS - 15/07/2019


Segundo a Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de SP, o estado São Paulo possui mais de 57mil condomínios registrados e legalizados. Somente na região metropolitana são 30.951 e na capital 24.360. Os dados são da Receita Federal em levantamento de 2014. Destes, apenas metade são administrados por empresas prestadoras de serviço associadas à AABIC.

Administrar um condomínio, seja de casas seja de apartamentos, é bem semelhante a administrar uma empresa. Tem funcionários, tem patrimônio, entra dinheiro, sai dinheiro, se sobra aplica, se precisa de alguma emergência, o gasto é pensado, votado e rateado pelos moradores, ou “sócios” da empresa. 

No caso dos condomínios os clientes (moradores) são também os donos dessa “empresa” e os responsáveis pela entrada de dinheiro. A verba pode ser administrada pelo síndico ou o condomínio pode optar pela contratação de uma empresa especializada nesses trâmites, as administradoras do começo do nosso texto.

Seja qual for a opção, inevitavelmente é necessário lidar com a cobrança dessa taxa do condomínio em caso de inadimplência. Por isso, vamos listar aqui algumas orientações para tornar esse momento menos traumático:


1. Defina e comunique as regras


É importante que o condomínio possua um estatuto ou um manual de normas e que este seja entregue a todos os moradores, antigos e novos, principalmente se alguma coisa mudou.

Nesse documento, além de todas as regras de boa convivência entre os vizinhos é importante que conste as regras quanto à cobrança e as punições em caso de inadimplência da taxa de condomínio.

Uma forma simpática de cobrar um morador devedor, inclusive, é entregando uma nova cópia dessas regras caso ele tenha esquecido.


2. Estabeleça multas e/ou restrições


Normalmente quando chegamos em um condomínio antigo, seja pela compra ou aluguel de um imóvel, temos que nos adaptar às regras que já existiam - essas do ítem anterior. Nelas devem constar as multas em caso de não pagamento da taxa e também as restrições que os moradores devedores tem, como não participar de novas assembleias até se seja quitada a dívida.

Mesmo assim, essas regras podem mudar, tudo isso pode ser votado novamente caso a maioria dos moradores assim opte. O síndico deve ouvir as sugestões e organizar uma votação nesse sentido, contando, se for o caso com o apoio de um advogado especializado. 


3. Facilite o pagamento ou oferte descontos  


Algumas administradoras de condomínio já estão acostumadas a oferecer no boleto para pagamento pequenos descontos para quem paga a taxa antes do vencimento. Isso já é uma boa política de combate à inadimplência: quem paga antes paga menos

Outra forma de facilitar o pagamento é sugerir que os moradores coloquem essa cobrança em débito automático, principalmente nas vésperas de viagens. 

Ainda sobre descontos, cuidado para que não seja oferecido descontos para os inadimplentes, pois, além de injusto com os moradores que pagam em dia, ele pode ser penalizado tendo que cobrir com seus recursos este desconto.


4. Controle a dívida dos inadimplentes e estabeleça um contato amistoso e eficaz 


Existem duas formas de cobrar os devedores: amigável e judicial. Na primeira, o síndico pode enviar notificações por escrito, ou mesmo ir pessoalmente na unidade do morador cobrar essa dívida, de acordo com o prazo que é definido pelo Condomínio para essa conta ser acertada. 

Na cobrança judicial, após o prazo e a cobrança amigável, é necessário que um advogado entre com a execução de uma ação de pagamento. Segundo o site Sindico.net o juiz verifica se é justa a cobrança, então sentencia o pagamento em até três dias ou nomeia bens para penhora. Se a dívida for paga, encerra-se a ação, caso contrário, o juiz pode decretar que seja arrestada a conta bancária e, caso não tenha fundos, o imóvel vai a leilão. 

Contar com o apoio de um sistema automatizado de gestão em cobrança em seu condomínio evita “saias justas” na hora de cobrar seu vizinho. Com o CEDRUS, por exemplo, o síndico ou a administradora do condomínio, pode cadastrar todos os moradores devedores, o status da dívida e as oportunidades de contato para cobrança. De acordo com a política de cada condomínio é possível parametrizar uma régua de cobrança que irá automatizar o contato com os devedores (e-mail, sms, carta) e deixará tudo documentado (inclusive as ligações feitas pelos analistas). Além disso, o sistema já calcula juros e multas aplicáveis e gera boletos nas negociações. O Cedrus permite a inclusão de usuários com perfis parametrizáveis, o que torna o trabalho em equipe possível, no caso de uma administradora, onde cada analista pode cuidar de uma carteira de condomínios/clientes.

Se ficou alguma dúvida, não deixe de consultar o  Código Civil do Condomínio. Esta é a principal lei do setor que baliza a boa convivência nesse tipo de moradia.


Até a próxima,


Sistema de Cobrança


quarta-feira, 10 de julho de 2019

Os escritórios de advocacia no mundo da cobrança

Os escritórios de advocacia no mundo da cobrança
By Equipe CEDRUS - 08/07/2019

A cada dia mais escritórios de advocacia estão ampliando seu território de trabalho com atividades de cobrança judicial e extrajudicial. Quando o escritório tem a demanda de trabalhar também com a carteira que ainda não tem ação judicial em andamento é necessário ampliar um pouco o repertório, isso porque este grupo tende a ser maior, demandando mais agilidade e organização. 

Essa demanda de profissionalização do processo de cobrança tem feito nossa carteira de clientes aumentar nesta área. Em contrapartida, resolvemos fazer este post para ajudar os escritórios que ainda estão começando nesta empreitada, e também aqueles que precisam melhorar e estruturar os seus processos de cobrança de uma maneira mais eficiente. 

Veja algumas dicas que vão ajudar a colocar o seu seu escritório entre os que já estão nesta área a algum tempo:


1. Política de Cobrança


Crie uma política de cobrança que tenha regras e diretrizes claras para que a sua equipe consiga ter clareza de quais serão os próximos passos e quando acontece cada um deles.

As perguntas a seguir podem te ajudar na construção desta política:


    • Com quantos dias começará o processo de cobrança?
    • De quanto em quanto tempo o devedor será abordado?
    • Quais serão os meios de comunicação adotados (contato telefônico, envio de carta, e-mailSMS e/ou WhatsApp)?
    • Qual o perfil dos devedores? São cobranças recorrentes ou pontuais? 
    • Na não negociação, os clientes serão enviados para serviços de proteção ao crédito e/ou entraremos com ação judicial? Se sim, a partir de qual momento? 


Depois de responder a estas, e outras questões que surgirão, padronize as ações e documente suas decisões para que se possa acompanhar e medir o andamento e desempenho de cada ação.


2. Régua de Cobrança


O conceito de régua é o envio de ações em uma linha do tempo. Ela ajuda a colocar em prática as estratégias de cobrança de uma maneira ágil e sem perder a frequência. Se você usar uma régua automática também é possível fazer segmentações conforme o perfil dos devedores. Isso ajuda a ter mais assertividade no processo de cobrança. 

Uma das estratégia da régua pode ser o envio lembretes de vencimento para as parcelas das negociações efetuadas, por exemplo. 

Veja aqui um vídeo rápido que explica sobre a régua do nosso sistema de cobrança para que você entenda melhor conceito.


3.  Indicadores de Cobrança  


Indicadores são ótimas ferramentas de gestão e controle e eles nos ajudam a entender se os resultados e/ou processos estão saindo fora do rota. Por isso, escolha alguns marcos que você possa acompanhar e entender se os processos estão evoluindo ou se estão em uma % adequada levando em consideração o seu histórico ou até mesmo o mercado.

Veja alguns dos indicadores que podem ser acompanhados:


    • Reversão - o percentual de recuperação de valores em cada ação;
    • Efetividade - o quanto cada ação de contato ou negociação converte em pagamento;
    • Quebra de acordos - quantas negociações não são confirmadas, ou seja, pagas;
    • Produtividade -  todas as variáveis relativas a ligações feitas pela equipe de cobrança (quantidade, duração, negociação e conversão);
    • Monitoria - quais notas em diversos quesitos a equipe de cobrança recebe a cada contato com o cliente inadimplente.


Um boa gestão de indicadores é essencial para que você possa mudar ou testar novas estratégias.  Se você ainda não tem clareza em quais indicadores focar veja o nosso post “Indicadores importantes para gestão em cobrança” para ter uma ideia. 

Estes são apenas 3 passos que podem organizar e potencializar os seus processos de cobrança. Lembre-se que é possível ter mais controle, agilidade, tranquilidade e economia com processos automatizados


Até a próxima!


Sistema de Cobrança


segunda-feira, 10 de junho de 2019

7 dicas de como fazer cobrança via WhatsApp


cobrança via WhatsApp

By Equipe CEDRUS - 10/06/2019

Sua empresa já está usando o WhatsApp como meio de comunicação em suas estratégias de cobrança?

O envio de mensagens instantâneas pelo WhatsApp cresce cada dia mais e isso se deve a agilidade que o aplicativo proporciona para conectar as pessoas, além de ter baixo custo e ser muito intuitivo. A pergunta que as empresas devem se fazer é se já estão prontas ou se estão se adaptando a este novo formato de comunicação.

Um coisa que sempre falamos por aqui, e nossos clientes têm comprovado na prática, é que uma boa estratégia de cobrança deve ser permeada por um mix de ações que pode conter envio de email, SMS, carta, contato telefônico, WhatsApp entre outros.

Claro que é importante lembrar a particularidade de cada carteira de cobrança e, nesse caso, voltamos para um passo fundamental que é conhecer o perfil dos seus clientes inadimplentes e pensar em um mix que faça mais sentido para conseguir falar com a pessoa certa e chegar a uma negociação.

Muitas empresas usam WhatsApp para conseguir o primeiro contato com o devedor,  começando uma conversa e depois encaminhando a negociação para outro canal de atendimento. Já outras conseguem fechar as negociações online mesmo. Como qualquer meio de comunicação é necessário ter alguns cuidados para não “ultrapassar o sinal” ou deixar a oportunidade passar.

Por isso preparamos para você 7 dicas de como fazer uma cobrança mais assertiva usando o aplicativo:


1. Certifique-se que o número celular é o da pessoa responsável pela dívida


Verifique se a pessoa que você começou a conversa é a pessoa certa para depois passar informações sobre os valores em aberto. Veja alguns modelos de mensagens que poderiam ser enviados para começar a conversa:

"Olá Sr(a) #nome#, tudo bem?
Este número de celular ainda é seu?"

"Bom dia,
Por favor, me confirme se este número pertence a(o)  Sr(a) #nome#."

Se for a pessoa correta, continue e conversa identificando-se e fale sobre a pendência. Caso o número não pertença mais ao seu cliente, tente entender se esta pessoa o conhece e/ou tem outro meio de contato com a pessoa certa. Não exponha seu cliente responsável pela dívida para outra pessoa.


2. As mensagens devem ser formais


O aplicativo em nosso dia a dia pode parecer uma ferramenta um pouco menos formal porque trocamos muitas mensagens com amigos e familiares. Mas é importante lembrar que o estamos usando para meios comerciais, assim, é necessário ser formal e também manter um tom gentil e cordial para não afastar o devedor.

Lembre-se: as mensagens enviadas por qualquer meio de comunicação não devem ter um tom de ameaça. Relembre em nosso post “Qual a melhor abordagem de cobrança?”.


3. Seja objetivo 


Seja direto e se comunique de uma maneira simples para que pessoa possa entender facilmente do que se trata o contato.


4. Use gatilhos mentais 


Os gatilhos mentais são estímulos que o nosso cérebro recebe para a tomada de decisões. Existem muitos tipos, mas para cobrança os gatilhos de escassez e urgência funcionam bem. Entenda um pouco melhor como usá-los:

    • Escassez: esse gatilho mental funciona porque as pessoas costumam dar mais valor aquilo que é escasso. O sentimento de perda não é legal e ativa uma vontade de fazer parte de alguma coisa que está para acabar ou tem poucas vagas.

Exemplo:

“Estamos entrando em contato porque nosso gerente autorizou uma campanha relâmpago para as 10 primeiras negociações que fecharmos hoje.”

“Estamos entrando em contato por aqui para que que você não fique fora desta campanha que foi disponibilizada apenas para 10 CPFs que fecharmos a negociação.”


    • Urgência:  esse gatilho é muito parecido com o da escassez mas está ligado ao fator tempo, pois a oferta tem um prazo limite para acabar. Em cobrança ele pode ser usado ligando um benefício e um prazo para o cliente fechar a negociação.

Exemplo:

“Para que você possa resolver esta pendência até o dia “x” podemos ter oferecer um desconto de “10%” para pagamento à vista.”

“Hoje temos uma ótimo proposta para facilitar o pagamento dos títulos em aberto. Como está proposta só vale pra hoje, resolvemos entrar em contato com você por aqui.”


Importante: não prometa algo que não existe ou que realmente não é um benefício, fale sobre uma urgência ou sobre uma escassez que seja real para não perder a credibilidade. E use com sabedoria para não parecer que cada dois dias você tem uma campanha super especial e o cliente deixar de acreditar em você ou espere a próxima.

Esses são apenas exemplos e você pode adaptar a sua realidade.


5. Pense em horários estratégicos 


Levando em consideração que você conhece o perfil dos clientes inadimplentes pense quais seriam os melhores horários para enviar mensagem e/ou faça testes. Um exemplo é o horário de saída ou entrada no trabalho se ele estiver dirigindo tem grande chance de não responder, mas se pessoa estiver no transporte público talvez esteja com o celular a mão lendo ou assistindo algo.


6. Finalize com um resumo 


Se você sair da conversa com um acordo finalize a conversa com um breve resumo do que foi negociado, caso não tenha chegado a esta etapa finalize de uma maneira firme e aberta para negociação.


7. Faça testes


Teste modelos de textos de abordagem para saber o que funciona mais com os seus clientes. Entenda o que funciona mais e replique para sua equipe, isso ajudará que eles não se percam. Se possível crie mensagens padrão para facilitar o dia-a-dia. Só tome cuidado para não ficar robotizado e deixe claro que sua equipe pode sair do “script” caso seja necessário um pouco mais de jogo de cintura. Só é importante seguir as premissas combinadas. 


Se você ainda não incluiu o WhatsApp em sua estratégia de cobrança esse pode ser um momento para começar. Se você já é cliente do nosso sistema de cobrança, entenda como CEDRUS já está trabalhando com WhatsApp para facilitar o seu dia-a-dia aqui.


Até a próxima!


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