By Equipe CEDRUS - 29/07/2021
Você sabe o quanto suas vendas à prazo impactam seu fluxo de caixa? Você tem ideia de que ao vender a prazo para um novo cliente está emprestando dinheiro para um desconhecido? No mundo do empreendedorismo algumas operações financeiras parecem tão automáticas que não paramos para pensar no que na prática significa planejar, gerir fornecedores, produção e estoque, cobrar e manter o relacionamento com os clientes.
Hoje vamos mostrar cinco ferramentas de controles de gestão que são verdadeiras aliadas das equipes de cobrança. Toda venda que não é paga à vista é uma operação de crédito. Se o seu cliente retira uma mercadoria sua e não paga o combinado na data combinada, você está financiando este cliente. A não ser que sua empresa seja uma empresa de crédito, ou que você tenha um fundo milagroso e milionário para arcar com a inadimplência, é preciso acompanhar o quanto suas vendas a prazo não atrapalham o seu fluxo de caixa causando desequilíbrio na saúde financeira de seu negócio.
Vamos ver como empresários(as) podem acompanhar indicadores de gestão de forma a alcançar a sustentabilidade econômica da sua empresa:
1. Defina seu portfólio de produtos e precifique de forma inteligente
Não é uma questão de ser estraga-prazeres e nem de não incentivar a inovação, mas, procure oferecer produtos e serviços que sejam familiares para você. Que sua equipe possua experiência e em caso de crescimento de demanda, você saiba que fornecedores procurar para atender a demanda. Caso queira arriscar para outras áreas, não se esqueça de estudar o mercado.
O preço de cada produto ou prestação também deve possuir uma margem confortável de operação e lucro, caso contrário você paga para trabalhar. E não costuma ser esse o objetivo das empresas, certo? Também não é recomendado crescer os preços sem medida, uma boa margem de lucro pode vir do volume alto de vendas baratas e não do volume baixo de vendas caras. Em outras palavras: foco no lucro, tanto na oferta de produtos quanto no quanto você cobra por eles.
2. Disponibilize o prazo de acordo com uma tabela de crédito
Na ânsia de querer mais clientes, não perder a venda ou cobrir alguma oferta concorrente, alguns(as) empreendedores aceitam formas de pagamento que nem sempre favorecem seu negócio. Não tenha medo de ser conservador(a) para manter seu capital de giro saudável. Com base no seus clientes atuais e no prazo que você possui com seus fornecedores defina uma regrinha interna para concessão de crédito, por exemplo:
- cliente novo: preferencialmente a vista; se for a prazo, cobra-se mais na primeira parcela e o restante do valor é dividido em duas ou três vezes;
- cliente que compra pela segunda vez: 30% a vista e três ou quatro parcelas com o restante;
- cliente fiel que não possui atrasos no histórico: parcelar com tranquilidade, mas sem descuidar das datas de vencimento, enviar lembretes;
- cliente fiel com alguns atrasos: mesma medida que tomamos com clientes que compram pela segunda vez
Este é um exemplo para concessão de crédito para sua empresa. Somente você, sua equipe de vendas e de cobrança que poderão desenhar qual política se aproxima mais da sua realidade, principalmente em relação com as suas obrigações com seus fornecedores, parceiros, folha de pagamento, impostos e taxas, etc.
3. Exercite a previsibilidade das entradas e saídas do seu negócio
A sua equipe ou o escritório que você contrata a parte, trabalham para você, não para o Governo. Por isso, além de ficar com o Fisco em dia, estude todas as informações financeiras que são geradas! Utilize os relatórios do seu contador(a) a seu favor. Alguns indicadores precisam ser observados diariamente, como o Fluxo de Caixa, que mostra as entradas e saídas de receita da empresa.
Observe essas informações por um período, procure por padrões e por picos de crescimento ou grandes quedas de venda, exercite a previsibilidade para saber se seu negócio tem recebido mês a mês os valores necessários para mantê-lo em funcionamento. Estas informações registradas de forma estruturada permitem projetar o comportamento do mercado e antecipar problemas. Ao prever o saldo de caixa a cada dia por um período você antecipa o problema e trabalhar hoje para resolver.
Se você controlar o caixa diariamente poderá acompanhar as contas a pagar e, principalmente, as contas a receber, ativando seu time de cobrança antes que as dívidas dos clientes virem uma bola de neve.
4. Não subestime a DRE e aprenda a calcular a PMR
Decifrando a sopa de letrinhas: DRE significa Demonstração de Resultado do Exercício e PMR é a sigla para Prazo Médio de Recebimento.
A DRE é um dos relatórios gerenciais obrigatório para empresas brasileiras, exceto MEIs (microempreendedores individuais), que mostra desde a Receita Bruta até o Lucro Líquido de uma empresa no período desejado. Se nos resultados apurados você observar que seus custos e despesas estão maiores que o faturamento, seu lucro é negativo. Mesmo que a situação esteja positiva, a DRE não mostra mês a mês se tem dinheiro em caixa, principalmente por conta das vendas à prazo, mas, mostra essa situação geral da sua empresa. Se ela roda no positivo, ou no negativo, se está gerando mais caixa do que consumindo, ou consumindo mais do que está gerando.
Já a PMR é um cálculo que mostra o quanto você acaba por receber por mês dentre as vendas a isto e a prazo para aquela data.
PMR = contas a receber / média de vendas mensal x 365
Feito o cálculo, observe que:
- se o que você tem a receber representa três vezes o que vende por mês, significa que seu prazo médio de recebimento está muito alto;
- se o seu valor a receber representa 10% do que você vende no mês está mais adequado para sustentabilidade da sua empresa.
Mas atenção: negócios com prazos muito longos de realização ou entrega tendem a possuir um Contas a receber mais alto. Mas isso varia muito da sua área de atuação, o que não vale é financiar seu cliente de forma insustentável.
5. Acompanhe suas vendas até a quitação!
É imprescindível registrar e acompanhar as datas de vencimento de cada compra a prazo que você autoriza. Estas informações precisam ser controladas sempre e de forma estruturada, como uma planilha dinâmica ou por um sistema ERP.
Sua organização precisa de um(a) responsável por esse acompanhamento e pela configuração de alertas em caso de atrasos nos pagamentos dos clientes. Além de responsabilidade é preciso rotina e uma política de cobrança para saber o que fazer em cada situação.
Se um mercado é muito disputado, ou os clientes possuem um giro muito dinâmico, acarretando na dificuldade de pagamento, você como fornecedor precisa antecipar essas crises. Sabemos que os clientes priorizam os fornecedores que cobram mais. Algumas vezes o atraso nem é dificuldade de receita, mas devido ao esquecimento ou mesmo devida a perda do boleto. Uma falha de tecnologia ou comunicação.
Por isso, se você já sabe que um boleto do seu cliente que vai vencer daqui a sete dias, antecipe-se e avise-o dessa futura cobrança, um simples lembrete. Alguns atrasos são normais, mas precisam ser gerenciados também. É interessante estabelecer um calendário de cobrança com a definição do que fazer a cada atraso, a famosa Política de Cobrança que sempre falamos por aqui.
6. Dica bônus: o cliente prioriza os fornecedores que cobram mais rápido. Seja profissional.
A cobrança é mais uma etapa do relacionamento da sua empresa com o seu cliente. Na dúvida, trate como você gostaria de ser tratado. Isso significa deixar claro que sua empresa está acompanhando a venda e o pós venda, está monitorando as datas de vencimento de cada parcela combinada. Isso mostra para o cliente que você está preocupado com sua receita e vai priorizar esse pagamento com você.
Desde o primeiro dia de atraso, adote medidas administrativas de combate à inadimplência, pois isso mantém o relacionamento com o cliente ativo e te ajuda a entender melhor as razões do atraso e quais as possibilidades de negociação.
Se as medidas administrativas não surtirem efeito, existem as medidas jurídicas. Mas sempre tendo em mente que elas são mais lentas e têm um custo maior.
Combinado não sai caro!
Hoje conferimos como o planejamento, acompanhamento da venda e cobrança consciente fazem a diferença na sustentabilidade financeira de uma empresa. Acompanhar o Fluxo de Caixa e monitorar os prazos de vencimento das vendas à prazo tem que ser diário. Somente assim você e sua equipe poderão antecipar-se a crises de pagamento. Lembre-se que você também tem responsabilidades com seus fornecedores, funcionários, impostos e taxas.
Se ficou alguma dúvida, deixe nos comentários! Também recomendamos assistir à palestra “Crédito e Cobrança na prática: controles simples para garantir seu fluxo de caixa” em nosso canal no Youtube.
Até a próxima!
0 comentários: