Assessorias de cobrança sabem a diferença que um bom software faz no dia-a-dia da operação e entendem que esta é uma ferramenta que pode alavancar ou até piorar os seus resultados. Mas, empresas com foco em outros negócios e que optam por fazer a cobrança dos seus clientes internamente nem sempre conseguem ter uma noção que este é um bom trunfo para melhorar e otimizar seus processos e, consequentemente, os seus resultados.
Veja agora o que um bom sistema de cobrança pode oferecer para facilitar a vida da sua equipe ou área de cobrança:
Régua de cobrança
A régua de cobrança é um conceito que traz agilidade ao processo, pois permite a parametrização de ações automáticas, ou seja, permite a configuração de ações para todos os devedores ou grupos em momentos específicos. Veja um exemplo de ações em uma régua de cobrança:
- Ações por período:
02 dias antes do vencimento: envio de e-mail lembrete
04 dias de atraso: envio de e-mail para o cliente
12 dias de atraso: contato telefônico
20 dias de atraso: envio de SMS
26 dias de atraso: contato telefônico
35 dias de atraso: envio de e-mail para o cliente
47 dias de atraso: envio de carta
60 dias de atraso: envio para negativação
Cadastro e histórico de informações
É fundamental que a equipe tenha acesso a todos os dados importantes do devedor e dos títulos em aberto, pois desta maneira eles podem se preparar melhor e conhecer o histórico de contatos e ações que já aconteceram, além de possibilitar os registros de novas ocorrências. Um diferencial é o armazenamento de documentos enviados pelo devedor, disponibilizando de uma vez por todas as informações e documentos necessários em uma única plataforma, e de forma segura.
Contatos e negociações
É importante que o sistema permita que a distribuição da carteira para contato seja parametrizável de acordo com as suas estratégias, permitindo alterações sempre que necessário e sem atrapalhar ou perder agilidade. Em um determinado período do mês pode ser interessante focar na cobrança por tempo de atraso ou no maior valor da dívida, por exemplo. Por isso, a flexibilidade tem um peso grande e faz toda a diferença neste momento.
Quando estiver com o devedor na linha e pronto para fechar uma negociação é importante não perder tempo e já enviar os boletos do acordo pelo próprio sistema enquanto finaliza a ligação, fazendo com que sua equipe seja mais assertiva e assegure que o cliente está de acordo com os boletos e o termo de acordo enviados. E, se for necessário, agende uma data ou horário mais adequados para entrar em contato com o responsável pela dívida.
Consulta e controle de negociações
Tenha controle de todas as negociações efetuadas, pesquise, cancele, baixe um pagamento ou até mesmo altere a data do vencimento e reenvie os boletos sem ter que solicitar isso ao departamento financeiro: não deixe o devedor priorizar outra dívida simplesmente porque ele não recebeu o boleto com tempo suficiente para ele realizar o pagamento.
Importação de informações
A inclusão de novas informações deve ser simples e descomplicada. Ganhe tempo e evite erros com ações e controles manuais:
Novos devedores: inclua novos títulos ou devedores com rapidez a partir de uma planilha ou por troca de arquivos entre sistemas;
Baixas de pagamento: as baixas devem ser efetuadas em lote com os arquivos que são disponibilizados pelo banco, ou utilizando uma planilha do excel quando o pagamento não for efetuado via boleto.
Controles e relatórios
Os relatórios são fundamentais para acompanhar a evolução das suas estratégias e também a produtividade e o resultado da equipe, mas o grande diferencial é poder ter as informações que você precisa de uma maneira clara, rápida e em tempo real. Por isso, um sistema 100% online facilita o levantamento de informações a qualquer momento e de qualquer lugar.
Enfim, um bom sistema de cobrança disponibiliza as ferramentas necessárias para que a sua empresa tenha bons resultados e possa focar com mais tranquilidade na venda dos seus produtos ou serviços.
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